The skills framework: definition, uses and model to download

Dans un monde professionnel en perpétuelle évolution, la gestion des talents, des savoir-faire et de la culture d’entreprise revêt une importance cruciale pour assurer un long succès. Au cœur de cette démarche, on trouve un outil incontournable : le référentiel de compétences. 

Véritable pilier de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), ce document stratégique permet à toute entreprise de dresser un inventaire précis des savoirs, savoir-faire et savoir-être requis pour exercer un métier ou une profession. En offrant une vision commune et partagée des exigences de chaque poste, il facilite la définition d’une stratégie cohérente de croissance, ainsi que la mise en place d’un pilotage efficace des parcours d’évolution.

Grâce à ce document, chaque collaborateur peut mieux comprendre son périmètre d’action, se projeter dans de futurs projets et sélectionner les formations adaptées à ses besoins. De plus, il offre un terrain propice pour valoriser des expertises internes, à l’action de management et à la co-construction d’un plan d’accompagnement personnalisé. C’est aussi un levier pour mener une meilleure gouvernance des compétences et favoriser la mobilité interne et par conséquent un élément essentiel pour répondre aux enjeux d’une entreprise en quête d’innovation.

Dans cet article, découvrez une présentation exhaustive de cette matrice, comment l'implémenter efficacement dans vos services et un modèle prêt à l'emploi à télécharger.

Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ?

Définition et enjeux

Un référentiel de compétences métiers est un outil managérial essentiel ayant pour objectif de recenser et structurer l'ensemble des compétences nécessaires au bon fonctionnement d'une structure.

Chaque compétence (existante ou nécessaire) y est classée par niveau de manière méthodique. Plus qu'une simple liste, c'est un document formel qui détaille les savoir-faire et savoir-être requis pour chaque poste au sein de l'entreprise.

Les enjeux d'un référentiel de compétences sont nombreux. Il permet : 

• d'harmoniser les pratiques RH
• de faciliter la prévision des emplois et des compétences (GPEC) 
• d'optimiser les processus de recrutement, de coaching et d'évolution des employés.

En offrant une vision claire des compétences disponibles et requises, il constitue un levier puissant pour aligner les RH avec la stratégie globale de l'entreprise.

Les 4 grandes catégories de compétences

Dans un référentiel de compétences, on distingue généralement quatre grandes catégories :

1. Les compétences cognitives : elles concernent les capacités intellectuelles permettant de raisonner, d'analyser et d'apprendre. Par exemple, la résolution de problèmes, la prise de décision ou l'analyse objective d'informations.

2. Les compétences comportementales : également appelées "soft skills", elles englobent les qualités personnelles et relationnelles, telles que la communication, l'adaptabilité ou le travail en groupe.

3. Les compétences techniques : elles correspondent aux connaissances et savoir-faire spécifiques à un métier. Par exemple, la maîtrise de logiciels spécifiques ou de techniques propres à un domaine d'expertise.

4. Les compétences sectorielles : elles concernent les connaissances et aptitudes spécifiques à un secteur d'activité, comme la compréhension des défis et tendances du secteur ou la maîtrise des normes et réglementations en vigueur.

En structurant ces différentes catégories de compétences, le référentiel offre une vue d'ensemble des aptitudes nécessaires à la performance de l'organisation. Il permet également une gestion précise et adaptée des talents à tous les niveaux de l'entreprise.

Pourquoi construire un référentiel de compétences ?

La construction d'un référentiel de compétences est une démarche stratégique aux multiples avantages pour l'entreprise et ses collaborateurs. Véritable pilier de la gestion des RH moderne, cet exercice permet d'aligner les compétences individuelles avec les principaux objectifs organisationnels tout en favorisant le progrès et la mobilité interne.

Bénéfices pour l'entreprise

Pour l'entreprise, le référentiel de compétences constitue un levier puissant d'optimisation au service de la performance. Il permet de :

• Renforcer la performance organisationnelle en alignant les compétences des collaborateurs avec les goals stratégiques.
• Favoriser l'innovation et l'adaptabilité en identifiant les compétences émergentes nécessaires pour s'adapter aux évolutions du marché.
• Optimiser les processus de recrutement grâce à une définition précise des profils recherchés et une notation objective des candidats.
• Améliorer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) en repérant les écarts entre les compétences actuelles et celles requises à l'avenir.
• Réduire les risques liés à la dépendance en identifiant les compétences critiques détenues par une seule personne.

Bénéfices pour les membres du personnel

Pour les employés, le référentiel de compétences offre également des avantages précieux :

• Clarifier les attentes et les critères d'évaluation, permettant une meilleure compréhension de leur rôle et des compétences à développer.
• Faciliter l'identification des opportunités de développement de carrière et de formation, en mettant en lumière les compétences à acquérir ou renforcer.
• Encourager la mobilité interne en offrant une visibilité sur les compétences nécessaires pour différents postes au sein de la structure.
• Stimuler l'engagement et la motivation en proposant des perspectives d'évolution claires, permettant aux collaborateurs de se projeter dans leur carrière.
• Favoriser l'équité en identifiant objectivement les compétences attendues, réduisant ainsi les risques de discrimination lors des notations et des promotions.

En résumé, le référentiel de compétences agit comme un catalyseur de croissance pour l'entreprise et ses salariés. Il crée une base commune autour des compétences, facilitant le dialogue et l'alignement entre les aspirations individuelles et les nécessités organisationnelles.

Comment créer un référentiel de compétences efficace ?

La construction d'un référentiel de compétences est un processus méthodique qui nécessite une approche structurée. Voici les étapes clés pour élaborer un référentiel pertinent pour votre structure :

Étape 1 : Définir les objectifs

Avant de créer votre référentiel, il est essentiel de définir clairement vos objectifs et de poser le contexte. Posez-vous les bonnes questions : "Pourquoi construisons-nous ce référentiel ?" et "Que voulons-nous accomplir avec cet outil ?".

Ces résultats cibles peuvent inclure l'optimisation de la gestion des carrières, l'amélioration des processus de recrutement ou encore la facilitation de la mobilité interne. Cette réflexion initiale vous permettra de déterminer la structure et le contenu du référentiel.

Étape 2 : Recueillir les informations

Une fois les cibles définies, passez à la collecte d'informations. Constituez une équipe pluridisciplinaire composée d'experts métiers, de managers et de représentants RH. Organisez des entretiens de brainstorming, des ateliers et des observations sur le terrain pour recueillir des datas précises sur les compétences requises pour chaque tâche.

N'oubliez pas d'inclure dans votre tableau les éléments techniques, les connaissances théoriques et les savoir-être principaux de chaque fonction.

Étape 3 : Identifier et hiérarchiser les compétences

À partir des données recueillies, identifiez les compétences clés pour chaque poste. Classez-les en trois catégories : compétences indispensables, souhaitables et annexes. Ensuite, établissez une échelle par niveau de maîtrise pour chaque compétence, allant généralement du débutant à l'expert. Pensez également à définir un code pour chaque compétence afin de faciliter son suivi dans les systèmes RH en place.

Étape 4 : Formaliser et valider

Rédigez le référentiel de compétences en faisant attention à ce qu'il soit clair, structuré et facile à utiliser. Décrivez chaque compétence de manière précise en utilisant un langage commun et compréhensible par tous. N'hésitez pas à inclure des exemples concrets pour illustrer les différents niveaux de maîtrise.

Enfin, soumettez le référentiel à une phase de validation auprès des parties prenantes clés, telles que les directeurs, les experts métiers et les représentants RH. Leurs retours vous permettront d'affiner et d'ajuster le contenu pour garantir sa pertinence et son applicabilité.

Étape 5 : Déployer et communiquer

Une fois le référentiel validé, il est temps de préparer son déploiement au sein de la structure. Vous devrez établir un plan de communication clair pour présenter cette matrice à tous les collaborateurs concernés. Veillez à expliquer en quoi consiste ce projet, ainsi que son usage dans les activités quotidiennes.

Assurez-vous de former les responsables en charge de son déploiement et les équipes RH à son utilisation pour garantir une adoption fluide. Intégrez le référentiel dans vos ressources RH existantes, tels que les entretiens annuels, les plans de formation ou encore les processus de recrutement.

Comment utiliser un référentiel de compétences ?

Une fois élaboré, le référentiel de compétences devient un dispositif central pour la gestion des RH. Utilisé efficacement, il peut optimiser les processus RH et contribuer à l'expansion stratégique de l'entreprise.

Intégration dans la gestion RH

Le référentiel de compétences peut être intégré dans divers aspects de la gestion RH :

1. Recrutement : Utilisez le référentiel pour rédiger des descriptions de poste précises et évaluer objectivement les candidats lors des entretiens. Cela garantit une meilleure adéquation entre les compétences des candidats et les exigences du poste.

2. Mesurer les performances : Basez vos entretiens annuels sur les compétences définies dans le référentiel. Cela offre un cadre objectif pour déterminer les progrès et maîtriser les axes d'amélioration.

3. Planification de la formation : Identifiez les écarts de compétences et élaborez des plans ciblés. Le référentiel permet de prioriser les besoins en formation selon le niveau des apprenants et d'allouer efficacement les ressources.

4. Management des talents : Utilisez le référentiel pour repérer les hauts potentiels en comparant leurs compétences avec celles nécessaires pour des postes plus élevés. Cela facilite la planification de la succession et la croissance des talents internes.

5. Mobilité interne : Favorisez les transitions de carrière en identifiant les compétences transférables entre différents postes. Cela peut ouvrir de nouvelles opportunités pour les employés tout en optimisant l'utilisation des talents au sein de la société.

Suivi et mise à jour

Pour que le référentiel de compétences reste pertinent et efficace par la suite, il est essentiel de maintenir le fichier à jour :

1. Révision régulière : Planifiez des révisions annuelles ou bi-annuelles du rapport. Cela garantit qu'il reflète toujours vos nécessités actuelles et les évolutions du marché.

2. Veille sur les compétences émergentes : Surveillez les nouvelles compétences qui apparaissent dans votre secteur. Intégrez-les dans votre référentiel pour anticiper les recrutements futurs.

3. Feedback des utilisateurs : Encouragez les responsables et collaborateurs à donner leur avis sur le référentiel. Leurs retours permettent de l'améliorer et de le rendre plus pertinent pour tous les utilisateurs.

4. Analyse des datas : Exploitez les données collectées lors des bilans et des recrutements pour affiner les descriptions et niveaux de compétences. Cela assure un référentiel basé sur des statistiques concrètes plutôt que sur des suppositions.

5. Adaptation aux changements organisationnels : Veillez à ce que le référentiel évolue en fonction des changements structurels ou stratégiques de l'entreprise. Un référentiel statique peut rapidement devenir obsolète dans un environnement d'affaires dynamique.

En intégrant pleinement le référentiel de compétences dans vos pratiques RH quotidiennes et en assurant sa mise à jour régulière, vous en ferez un outil vivant et dynamique. Il soutiendra efficacement la croissance et l'adaptation de votre organisation face aux défis du marché du travail en constante évolution.

Conclusion et perspectives

Le référentiel de compétences s'impose comme une méthode clé pour les structures souhaitant rester compétitives dans un environnement professionnel en perpétuelle évolution. Bien plus qu'une simple liste de compétences, il représente une force majeure pour l'administration des stratégies RH et le progrès organisationnel.

L'intégration croissante de l'intelligence artificielle et des technologies d'analyse de données ouvre la voie à des référentiels plus opérationnels et prédictifs. Ces outils de nouvelle génération pourront servir non seulement à cartographier les compétences actuelles, mais également à anticiper les besoins dans le temps avec une précision accrue.

L'avenir pourrait également voir l'émergence de référentiels de compétences intersectoriels et internationaux, facilitant ainsi la mobilité professionnelle et l'adaptation aux mutations du marché. Cette évolution s'inscrit dans la continuité des larges initiatives visant à prendre en compte les défis de demain.

Enfin, l'accent mis sur les compétences transversales et les "power skills" dans les référentiels futurs reflète une prise de conscience croissante de l'importance des compétences humaines dans un monde de plus en plus automatisé. La capacité à apprendre, à s'adapter et à travailler en groupe deviendra tout aussi importante que les compétences techniques spécifiques.

En conclusion, le référentiel de compétences, loin d'être un outil figé, est destiné à évoluer continuellement pour s'adapter aux réalités changeantes du monde du travail. Son rôle central dans la gestion des talents et le développement organisationnel ne fera que se renforcer, en faisant un enjeu stratégique majeur pour toute entité tournée vers l'avenir.