RH : Comment construire un référentiel de compétences ?

La maîtrise des compétences est devenue une priorité incontournable pour les entreprises souhaitant se démarquer, et ce, peu importe leur domaine d'activité. Tout commence par un référentiel solide, précis et adapté. Il s'agit d'un outil stratégique, souvent sous-estimé, qui permet non seulement de définir clairement chaque poste, mais aussi d'identifier les besoins en formation, en recrutement et en évolution professionnelle. Quels sont les éléments clés à prendre en compte lors de sa création ? Comment garantir qu'il reste pertinent face aux changements constants du monde professionnel ? 

Cet article répondra à vos questions et vous guidera pour construire et maintenir un référentiel de compétences efficace, assurant ainsi une gestion optimale de vos talents.

1 - Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ?

Débutons par une définition, un référentiel de compétences métiers est un document de référence des ressources humaines qui permet de rassembler, à un même endroit, toutes les compétences et aptitudes professionnelles requises en lien avec le bon fonctionnement d'un emploi.

Souvent sous forme de tableau, un référentiel classique s'organise autour de 3 types de compétences :

• Les savoirs, c'est-à-dire l'ensemble des compétences acquises par la personne jusqu'alors ;
• Les savoir-faire (hard skills), c'est-à-dire les compétences purement techniques et généralement acquises avec la pratique du métier ;
• Les savoir-être (soft skills), qui sont les compétences comportementales propres à chacun.

Il existe également des référentiels métiers transversaux, qui à l'inverse des précédents, regroupent les métiers non plus par fonction, mais par compétences nécessaires pour assurer une exécution de qualité.

Attention : le référentiel de compétences ne doit pas être confondu avec la fiche de poste. En effet, là où la fiche de poste traditionnelle reprend toutes les informations requises pour exercer un métier, le référentiel n'est qu'une liste des compétences exigées, avec leur niveau de maîtrise.

Un référentiel de compétences peut figurer dans une fiche de poste, mais l'inverse n'est pas possible ; voilà pourquoi ces deux documents sont à distinguer clairement.

Pour en savoir plus, consultez notre article : Comment rédiger une bonne fiche de poste ? + modèles

2 - Pourquoi construire un référentiel de compétences ?

Le monde du travail exigeant toujours plus de flexibilité, de par la rapidité des évolutions de carrière et la démocratisation de la mobilité interne, le référentiel de compétences s'impose tel un outil de grande valeur pour effectuer un bilan des compétences dans une entreprise. Il permet d'identifier les points forts de la structure mais aussi ses besoins, et donc de mettre en place des plans de formation pour les salariés. L'objectif étant bien sûr à terme, de combler les lacunes de l'organisation et d'assurer une meilleure gestion globale de cette dernière. C'est également une bonne base pour les entretiens annuels des collaborateurs.

Dans cette continuité, quels sont les nombreux avantages du référentiel de compétences métiers par rapport à d'autres méthodes similaires ?

2.1 - Les avantages pour les entreprises

• Recrutement ciblé : Le référentiel de compétences métiers est une bonne initiative pour faciliter la sélection des candidats en identifiant précisément les compétences nécessaires pour chaque poste. Cela permet aux recruteurs de cibler les candidats qui correspondent le mieux aux exigences du poste, et ainsi de réduire les erreurs de recrutement.

• Gestion des performances : Comme évoqué plus haut, le plus gros avantage du référentiel de compétences réside dans la possibilité d'effectuer un état des lieux des compétences de l'entreprise. Il permet de passer en revue toutes les connaissances et compétences requises pour les différents postes, mais aussi de mesurer le niveau de chaque salarié présent dans la structure.

• Alignement stratégique : L'utilisation de référentiels de compétences permet également d'aligner les compétences des collaborateurs sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Les aptitudes développées par les employés seront donc liées avec les besoins de l'organisation, et permettront de renforcer la réalisation de ses objectifs commerciaux.

• Culture d'entreprise : Enfin, en offrant des opportunités de développement personnel à ses salariés, le référentiel de compétences contribue à une culture d'entreprise qui valorise et prend en considération ses employés. Ces démarches peuvent devenir un moyen de renforcer l'engagement et l'épanouissement de ces derniers au travail.

2.2 - Les avantages pour les salariés

• Développement professionnel : Le référentiel de compétences décrit les compétences requises des salariés pour progresser dans leur carrière professionnelle ; ils peuvent alors participer à des programmes de formation, afin de combler leurs lacunes dans les domaines où ils manquent d'expérience.

• Mobilité interne : Le référentiel de compétences favorise également la mobilité interne en mettant en évidence les compétences transférables à d'autres postes. Les employés peuvent alors envisager des transitions vers d'autres postes au sein de l'entreprise, ce qui leur permettrait de diversifier leur expérience professionnelle.

• Engagement et fidélisation : En voyant que leurs efforts pour monter en niveau sont pris en compte et reconnus par l'entreprise, les collaborateurs seront plus enclins à rester fidèles à cette dernière et à s'investir davantage dans leur travail. C'est une des astuces pour réduire le taux de turnover.

Le référentiel de compétences joue donc un rôle central dans la gestion stratégique des ressources humaines puisqu'il aide les entreprises à maximiser l'utilisation de leurs talents, à anticiper les besoins futurs et à créer un environnement favorable à l'épanouissement professionnel et personnel.
 

3 - Comment construire son référentiel de compétences ?

Nous allons maintenant vous aider à construire votre propre référentiel de compétences, afin d'assurer la réussite de vos processus de recrutement et de mobilité interne.

Étape 1 : Définir le cadre

La première étape dans la construction de votre référentiel sera d'en définir le cadre, c'est-à-dire expliquer le contexte dans lequel ce document sera utilisé : 

• S'en servira-t-on pour une embauche ? Pour une évaluation interne ?
• Qui aura accès au document ? Qui pourra modifier son contenu ? (Des managers ? Des RH ?)
• À quelle échelle sera faite l'étude ?

Cette étape permet de cerner le périmètre de la démarche et ainsi de rédiger un document qui sera pertinent pour toutes les personnes affiliées à celui-ci.

Étape 2 : Créer un groupe de travail

A la suite de quoi, il vous faudra mettre en place l'équipe qui sera chargée de travailler sur la réalisation de ce projet : vous pouvez y intégrer des managers, des responsables RH, des partenaires mais aussi des employés qui vous permettront de recenser certaines expertises et connaissances de votre entreprise. Le plus important est d'avoir une équipe avec des profils hétérogènes.
 

Étape 3 : Lister et trier les compétences

Cette équipe devra alors lister et classer toutes les compétences de l'entreprise en 3 groupes en fonction de leur degré d'importance : nécessaires, souhaitables et annexes. Il est également possible de les regrouper selon leur nature :

• les savoirs (connaissances théoriques)
• les savoir-faire (hard skills)
• et les savoir-être (soft skills)
   

Étant donné la grande variété de compétences, tenez compte de la responsabilité spécifique de chaque poste.

Étape 4 : Construire le document

Lorsque vous aurez réuni toutes vos données, il faudra les mettre en forme dans un document aéré et simple à déchiffrer.

Ce document se présente la plupart du temps sous la forme d'un tableau comprenant trois sections majeures :

• la liste des compétences
• les différents niveaux de maîtrise 
• le niveau attendu pour le poste

Étape 5 : Faire valider le document

Une fois votre référentiel de compétences construit, il ne vous suffit plus qu'à faire valider le projet par votre supérieur hiérarchique.

Une fois ceci fait, partagez le document avec toutes les personnes concernées et et conservez-le dans un dossier sécurisé, tout en le rendant accessible à tous ceux qui en ont besoin. Gardez aussi en tête que vous devrez le mettre à jour régulièrement, car les exigences de certains métiers évoluent très vite dans un domaine comme celui de l'informatique.

4 - Comment mesurer les compétences de vos salariés ?

Jusqu'ici, nous avons évoqué la mise en œuvre du référentiel de compétences sous sa forme idéale et théorique, c'est-à-dire dans l'hypothèse où vous connaîtriez déjà par cœur toutes les compétences de vos employés et leurs niveaux respectifs. Mais dans les faits, vous devrez d'abord passer par une étape d'évaluation des compétences.

4.1 - Le défi de l'évaluation des soft skills

Vous pouvez facilement évaluer les hard skills de vos candidats et collaborateurs, surtout dans un secteur comme celui de l'informatique. Mais qu'en est-il des soft skills ? Les compétences comportementales peuvent difficilement se voir à l'œil nu durant un entretien puisqu'elles ne sont pas constamment nécessitées, et leur évaluation est plus complexe qu'il n'y paraît. 

Or, la méthode "traditionnelle" consistait à mettre lesdits candidats ou collaborateurs en immersion, dans des situations destinées à faire ressortir certaines compétences spécifiques : le travail d'équipe, la gestion du stress, la résolution de problèmes, etc. La méthode STAR existe également Mais comme évoqué dans un précédent article, ces immersions (aussi appelées assessment centers) présentent plusieurs problèmes :

1. Tout d'abord, il faut pouvoir rassembler tous les participants sur des créneaux horaires précis, et les concernés ne sont pas toujours disponibles aux mêmes moments. On pourrait alors décider d'avoir recours aux visioconférences, mais cela diminuerait tout l'intérêt de la mise en situation dans un contexte réel.
2. Autre souci, les candidats ou collaborateurs passeront souvent devant différents responsables RH pour se faire évaluer. Ces derniers n'auront pas forcément la même vision de leurs interlocuteurs, et les évaluations feront alors l'objet de biais inconscients et de subjectivité. Il serait donc injuste d'avoir recours à ces méthodes, car cela nuirait au principe d'égalité des chances, si cher aux yeux des recruteurs.​
    

De ce fait, comment évaluer les soft skills sans les contraintes d'un déplacement en présentiel ni les biais inconscients d'un humain ? 

4.2 - Yuzu, une solution ludique et gamifiée

À présent, parlons de l'outil qui pourrait révolutionner votre gestion des ressources humaines : Yuzu.

Après plusieurs années de R&D avec des chercheurs en Psychologie et en Neurosciences, nous avons imaginé Yuzu : un Assessment Center nouvelle génération, spécialisé dans l'évaluation des savoir-être (les fameux soft skills).

Avec Yuzu, les talents sont plongés en immersion dans des mises en situation développées avec les dernières technologies du Jeu Vidéo.

Les évaluations, quant à elles, sont accessibles à tous les profils grâce à des commandes simplifiées et aux technologies cloud (il suffit d’un ordinateur et d’une connexion internet pour se faire évaluer).

Evaluez les soft skills de vos candidats avec Yuzu
 

Les avantages de notre solution : 

• Une expérience candidat exceptionnelle pour booster votre marque employeur ;
• Une solution accessible à tous pour assurer l’égalité des chances ;
• Un outil d’aide à la décision pour détecter et valoriser les savoir-être.

Que ce soit pour vos processus de recrutement ou de mobilité interne, nous transformons l’assessment des soft skills en un moment fort et ludique.

Notre outil vous permettra d'effectuer un état des lieux complet des compétences comportementales de votre entreprise, de manière à la fois ludique et interactive. Vous pourrez ainsi cerner les points forts et les points faibles de chacun de vos employés, et orienter vos formations en conséquence.

 A retenir

Le référentiel de compétences est un outil clé pour toute entreprise. Il structure. Il guide. Il donne du sens à l'action de chacun. Sa mise en œuvre exige certes des efforts, mais les fruits de ce travail sont indispensables. De plus, gérer les talents revient à gérer l'avenir de votre établissement. Avoir un référentiel solide, vous permettra de réussir cette mission.

En identifiant les lacunes de l'entreprise, vous pourrez même proposer aux salariés des plans de formation afin que ces derniers montent en compétences et atteignent leurs objectifs. 

Vous pouvez dès à présent agir en construisant votre propre référentiel de compétences. Etant donné que chaque organisation est unique, son référentiel l'est tout autant.