Calculez facilement le coût de votre recrutement

Imaginez un monde où recruter le parfait collaborateur ne coûterait pas plus qu'un clic. Malheureusement, dans la réalité des affaires, l'embauche d'un nouveau talent est loin d'être aussi simple ou économique. Chaque recrutement est une quête stratégique qui engage des frais bien au-delà du salaire brut promis.

De l'annonce de l'offre d'emploi sur des plateformes spécialisées, en passant par les longues heures d'entretiens et d'évaluation, jusqu'à l'intégration et la formation du nouvel employé, chaque étape accumule des coûts directs et indirects, souvent sous-estimés. Mais quel est le vrai coût d'un recrutement pour votre entreprise ? Et comment ces dépenses se traduisent-elles en investissement à long terme pour votre équipe et votre culture d'entreprise ?

Cet article dévoile non seulement comment calculer avec précision ces coûts, mais aussi comment transformer votre processus de recrutement en un levier de croissance puissant.

1 - Comprendre le coût du recrutement : Au-delà des chiffres

Le coût de recrutement se divise en plusieurs composantes : les coûts directs et les coûts indirects, fluctuant selon le profil recherché, le secteur, la taille de l'entreprise, ainsi que la stratégie de recrutement adoptée. Le coût de recrutement est donc spécifique à chaque cas.

Pour déterminer le coût de vos recrutements, identifiez les composants clés, selon votre situation et vos objectifs. Ci-dessous, une liste de composants à considérer.

1.1 - Coûts Directs

Les coûts directs sont ceux qui sont directement attribuables au processus de recrutement. Ils sont spécifiquement engagés dans le cadre de l'embauche d'un nouveau collaborateur et peuvent être facilement quantifiés et rattachés à l'acte de recrutement.

• Salaires et charges sociales: Bien que mentionné, il convient de préciser que le salaire et les charges sociales de la nouvelle recrue sont habituellement considérés comme des coûts post-recrutement. Cependant, les charges sociales et patronales (selon le niveau de rémunération et le type de contrat) peuvent être considérées comme des coûts directs si elles se rapportent à la période d'essai.)
• Coût des outils et logiciels de recrutement
• Le salaire du recruteur ou de l'équipe de recrutement : Ce coût peut être considéré comme indirect dans certains contextes, mais ici, nous l'assignons à direct car il concerne directement le processus de recrutement.
• Les frais de publication de l'offre d'emploi selon le nombre et le type de canaux utilisés (portails d'emploi, réseaux sociaux, etc.).
• Les coûts de sourcing des candidats, en tenant compte de l'utilisation ou non d'un cabinet de recrutement ou d'un chasseur de tête, et de leurs honoraires.
• Les dépenses liées à la sélection des candidats, en fonction du nombre et de la nature des tests et entretiens effectués, y compris d'éventuels frais de déplacement ou de repas.
• Les frais administratifs liés aux procédures d'embauche (déclarations, contrats, etc.)
• Les coûts d'intégration du nouvel employé, selon le temps et les ressources nécessaires pour sa formation, son équipement, son manuel d'accueil, etc.

1.2 - Coûts Indirects

Les coûts indirects sont ceux qui ne sont pas directement liés à l'acte de recruter un nouveau collaborateur mais qui sont néanmoins engendrés par ce processus. Ces coûts sont plus difficiles à quantifier et à attribuer spécifiquement au recrutement.

• Temps consacré par l'équipe RH et les managers : représente les heures de travail investies par les RH dans le processus de recrutement, qui peuvent détourner ces professionnels de leurs tâches habituelles et peuvent impacter la productivité de l'entreprise.
• Impact de l'intégration sur les équipes : les membres de l'équipe actuelle consacrent du temps à la formation et au mentorat du nouveau venu, ce qui peut temporairement réduire l'efficacité globale de l'équipe et modifier la dynamique de travail établie. 
• Coût d'opportunité : la perte potentielle d'opportunités que l'entreprise aurait pu saisir si les ressources (temps, argent, effort) utilisées pour le recrutement avaient été allouées à d'autres initiatives stratégiques ou opérationnelles, entraînant une possible réduction de revenus ou de croissance.
• Les coûts associés au turnover, compte tenu du risque d'erreur de recrutement, du départ du salarié, et du coût d'une nouvelle embauche, etc.

1.3 - L'importance de la considération de chaque étape

Déterminer le coût réel d'un recrutement ne se résume pas à la somme des coûts directs et indirects. Il faut également analyser chaque phase du processus d'embauche et son impact sur le coût total.

Les étapes clés du processus de recrutement incluent :

1. La définition du besoin, avec l'analyse du poste, du profil recherché et du contexte.
2. La rédaction et la diffusion de l'offre d'emploi, en choisissant les bons canaux et mots-clés.
3. La recherche et l'identification des candidats, via le sourcing, la chasse ou la cooptation.
4. La présélection des candidats, comprenant le tri des CV et la vérification des références.
5. La sélection des candidats, à travers les entretiens, les tests et les simulations.
6. La décision finale, incluant la négociation de salaire et la signature du contrat.
7. L'accueil et l'intégration du nouveau salarié, avec la formation, le suivi et l'évaluation.

Chaque phase porte en elle des coûts, dictés par le temps investi, les moyens employés et la qualité du résultat obtenu. Optimiser ces étapes est essentiel pour réduire le coût global du recrutement et améliorer le retour sur investissement.

2 - Calculer le Coût d'un Recrutement

Après avoir identifié les composants cruciaux, vous êtes prêt à élaborer une équation de base qui servira de référence pour calculer le coût de vos recrutements. Une méthode simple et efficace est la suivante :

Coût du recrutement = (coûts directs + coûts indirects) / le nombre de recrutements effectués sur une période donnée, par exemple sur un mois ou sur l'année écoulée, permettant d'obtenir un coût de recrutement moyen.

Cette formule vous fournit le coût moyen d’un recrutement en intégrant l'ensemble des dépenses relatives au processus d'embauche et à l’intégration du nouvel employé, exprimé en euro et tenant compte de l'effort supplémentaire nécessaire pour un recrutement réussi.

Des outils numériques, tels que des logiciels SIRH, peuvent faciliter le calcul du coût de vos recrutements. Ces solutions vous aident à gérer et à suivre vos processus d'embauche, à mesurer les indicateurs clés et à mieux gérer votre budget.

Si jamais vous souhaitez calculez le montant et la date d'atteinte de votre ROI, pour chacune de vos nouvelles recrues, Ignition Program, cabinet expert des solutions RH, a développé un simulateur de rentabilité de recrutement. Nous avons personnellement aimé la simplicité de prise en main de l'outil et sa gratuité. 

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3 - Optimiser et réduire le coût de recrutement

La maîtrise des coûts de recrutement est essentielle au développement de toute entreprise. Heureusement, des stratégies efficaces existent pour à la fois réduire et optimiser ces coûts tout en améliorant la qualité des recrutements.

Nous explorerons ici deux axes majeurs : l'investissement judicieux et l'amélioration de l'efficacité du processus de recrutement, ainsi que les bénéfices du recrutement interne et le renforcement de la marque employeur.

3.1 - Investissements intelligents et efficacité du processus

Optimiser les coûts de recrutement ne signifie pas nécessairement réduire les dépenses à tout prix, mais plutôt investir de manière avisée dans des outils et méthodes qui permettent d'économiser du temps, de cibler les candidats appropriés et de mesurer efficacement le retour sur investissement. Voici des exemples d'investissements pertinents :

• L'adoption d'un logiciel de recrutement comme un ATS pour gérer les candidatures, diffuser les offres, trier les profils 
• Avoir recours à un logiciel pour réaliser des évaluations comme Yuzu : un Assessment Center nouvelle génération, spécialisé dans l'évaluation des savoir-être (les fameux soft skills).

Avec Yuzu, les talents sont plongés en immersion dans des mises en situation développées avec les dernières technologies du Jeu Vidéo.

Les évaluations, quant à elles, sont accessibles à tous les profils grâce à des commandes simplifiées et aux technologies cloud (il suffit d’un ordinateur et d’une connexion internet pour se faire évaluer).

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Les avantages de notre solution :

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• L'utilisation de plateformes de recrutement en ligne pour accéder à un vivier de talents qualifiés, à un coût inférieur aux agences traditionnelles.
• L'implémentation d'outils d'analyse et de reporting pour suivre les indicateurs clés tels que le coût par embauche, le temps de recrutement, et le taux de rétention.
• Améliorer l'efficacité du processus de recrutement implique également de le simplifier et de le rationaliser, par exemple en identifiant un brut de candidats et en procédant à un tri supplémentaire pour obtenir les individus les plus qualifiés, ce qui est souvent nécessaire lors d'un recrutement volumique. Voici des actions concrètes pour y parvenir :
• Clarifier les besoins de recrutement par une analyse précise du poste, du profil recherché et du contexte.
• Rédiger et diffuser une offre d'emploi attrayante et bien ciblée, en choisissant soigneusement les mots clés et les canaux de diffusion. Pour vous simplifier la tâche, découvrez notre article sur les meilleures accroches pour vos annonces.
• Présélectionner les candidats selon des critères objectifs, en recourant à des évaluations des compétences et de la personnalité.
• Sélectionner les candidats qui correspondent le mieux au poste et à la culture d'entreprise, grâce à des entretiens structurés.
• Prendre la décision finale en considérant tous les éléments recueillis, en négociant de manière équitable et transparente.

3.2 - Avantages du recrutement interne et du renforcement de la marque employeur

L'optimisation du coût de recrutement passe aussi par l'exploration d'alternatives au recrutement externe, pouvant offrir des bénéfices à long terme. Explorons le recrutement interne et le renforcement de la marque employeur.

Le recrutement interne, qui favorise la promotion ou l'évolution des salariés déjà en poste, offre plusieurs avantages, y compris le fait de ne pas avoir à recruter de nouveau, économisant ainsi les coûts relatifs au salaire annuel que représente le recrutement externe.

• Il diminue les coûts liés à la recherche, sélection et intégration de nouveaux talents externes.
• Il valorise et motive les collaborateurs, renforçant leur engagement et leur fidélité.
• Il facilite l'adaptation du salarié promu grâce à sa connaissance préalable de l'entreprise.

Une autre bonne solution est d'avoir recours à la cooptation.

Le renforcement de la marque employeur, visant à promouvoir l'image de l'entreprise en tant qu'employeur attractif, débouche également sur plusieurs bénéfices :

• Il réduit les coûts de diffusion des offres d'emploi, en attirant naturellement les candidats.
• Il accroît la qualité et la quantité des candidatures, distinguant l'entreprise de ses concurrents.
• Il diminue les coûts liés au turnover, en augmentant la rétention des talents et en minimisant les erreurs de recrutement. 

3.3 - Prévenir les Coûts des Mauvais Recrutements

Identifier les signes précurseurs d'un recrutement raté n'est pas toujours aisé. Pourtant, certains indicateurs ne trompent pas. Un taux de turn over élevé, une baisse de productivité ou encore des retards fréquents dans la réalisation des projets sont autant de signaux d'alarme. Recruteur avisé, tenez compte de ces signes. Ils reflètent souvent un manque d'alignement entre les valeurs de l'entreprise et celles des personnes recrutées.

L'importance de l'alignement culturel ne saurait être sous-estimée. Une étude récente du ministère du Travail révèle que l'adéquation entre la culture d'une entreprise et le profil d'un candidat peut réduire de manière significative le risque de rupture conventionnelle durant la première année. Cela souligne la nécessité d'intégrer des questions liées à la culture d'entreprise dès les premières étapes de l'entretien. C'est un levier puissant pour attirer et retenir les talents rares et précieux.

Quant aux stratégies de fidélisation, elles doivent être envisagées comme une partie intégrante de votre processus de recrutement. De la mise en place d'un onboarding performant à l'offre de formations continues, en passant par l'instauration d'un climat de travail positif dans vos locaux, chaque action contribue à la rétention de vos meilleurs éléments. Utiliser un logiciel de recrutement performant peut faciliter la gestion des ressources humaines et aider à suivre l'évolution et les besoins de chaque employé.

A retenir

À ce stade, vous possédez les outils nécessaires pour évaluer le coût de vos recrutements, en prenant en compte à la fois les dépenses directes et indirectes, ainsi que chaque phase du processus d'embauche. 

Vous êtes également informé sur les stratégies permettant de diminuer et de perfectionner ces coûts, par le biais d'investissements judicieux dans des équipements et techniques appropriés, sans oublier de considérer les options alternatives au recrutement externe.

Il est temps d'appliquer ces astuces pour améliorer l'efficacité et la qualité de vos processus de recrutement. Découvrez comment transformer le coût de recrutement d'une contrainte en une occasion de rationaliser votre budget et d'augmenter votre rentabilité.