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Au cours des cinquante dernières années, le domaine du recrutement a connu de nombreuses évolutions, et ce, principalement grâce à l'arrivée d'Internet et les ordinateurs.
Bien que ces changements aient rendu le processus de recrutement plus complet, ils ont également rendu le processus plus complexe. C'est ainsi qu'est né le marché des logiciels de recrutement.
Passons à l'action et définissons les dans un premier temps.
Un logiciel de recrutement est un outil informatique choisi et utilisé pour gagner du temps et donc faciliter le processus de recrutement. La plupart d'entre eux sont des ATS (Applicant Tracking System).
Grâce à eux, les entreprises ont la possibilité de rechercher et de sélectionner des candidats sur des sites de recrutement et les réseaux sociaux, de gérer leurs processus de recrutement et de candidatures mais aussi de communiquer avec les candidats sélectionnés.
Ils peuvent également être utilisés pour la diffusion d'offres d'emploi et l'organisation d'entretiens à distance. C'est un outil clé pour assurer le suivi de vos candidatures.
Dénicher le meilleur logiciel de recrutement est une étape indispensable pour toute entreprise qui souhaite optimiser son processus de gestion des candidats.
Pourquoi se servir d’un logiciel de recrutement ?
Répondons dès lors à cette question.
Il se trouve qu'on peut retrouver de véritables avantages quant à l'utilisation d'un logiciel de gestion de candidature. Citons-les.
- La centralisation
Pour optimiser votre processus de recrutement, il doit être accompagné d'une stratégie de diffusion. En effet, les RSN (réseaux sociaux numériques) sont devenus un incontournable pour vos offres d'emploi.
Sélectionnez alors avec le plus grand soin les différentes plateformes sur lesquelles vous décidez de les publier, afin d'atteindre les candidats idéals et surtout les plus pertinents pour votre entreprise.
Suite à quoi, vous obtiendrez un nombre élevé de candidatures dans votre boîte mail. Cependant, cette méthode entraîne également l'accumulation rapide de candidatures en attente de réponse.
C'est là qu'interviennent les outils de centralisation des candidatures, permettant de gérer au mieux cette situation en rangeant toutes les candidatures en un seul endroit, ce qui vous permettra de les examiner et les traiter plus facilement.
- Le suivi
Le recrutement correspond à l'étape principale et cruciale d'une entreprise, mais pouvoir mesurer et suivre son efficacité l'est tout autant. Il ne faut donc pas la négliger.
Une possibilité s'offre à vous : utiliser un logiciel de recrutement. Celui-ci pourrait faciliter le suivi de vos avancements à travers différentes statistiques et des reportings détaillés.
Grâce à eux, vous pourrez analyser les différentes étapes de votre processus de recrutement et donc repérer les forces et les faiblesses de votre stratégie de recrutement.
Cela vous permettrait d'ajuster votre processus pour améliorer l'efficacité et la qualité de vos recrutements.
Grâce à cela, vous pourrez donc étudier plus en détail votre processus de recrutement.
- La réglementation
Vous le savez certainement, le numérique est soumis au règlement général sur la protection des données (autrement appelé RGPD). Or, les CV ou autres informations des candidats y sont soumis. Elle est essentielle pour garantir le respect de la vie privée.
Passer par des politiques de gestion des données simples et efficaces permet aux entreprises de gérer correctement les données personnelles de leurs candidats.
Cependant, il n'est pas chose facile de penser à modifier ou supprimer les données d'une personne en particulier.
La plupart des ATS proposent l'automatisation de la gestion des données. Elles peuvent donc être une solution intéressante.
Notre conseil : veiller à proposer des ATS conformes au RGPD.
- Le temps
Le recrutement n'est pas une tâche aisée d'autant plus que c'est un long processus au vu des différentes étapes qui le composent : la préparation de l'offre d'emploi, la diffusion, la gestion des candidatures, la sélection et l'intégration du bon candidat.
Au sein du processus de recrutement le temps est un élément crucial. Ses différentes étapes doivent être suivies avec une attention minutieuse pour trouver le candidat idéal.
Un logiciel ATS recrutement vous aidera dans votre organisation et vous permettra d'optimiser votre temps. Vous pourrez dès lors privilégier le côté humain du recrutement.
- Les coûts
Qui dit gain de temps, dit gain d'argent. Si un logiciel de recrutement automatise vos tâches, il améliore votre productivité.
Si vous réduisez le temps passé à trouver le candidat idéal, vous réduisez également vos coûts de formation.
Certains vous proposeront même des prix réduits pour partager vos annonces sur des sites d'offres d'emploi. Saisissez cette opportunité !
- La marque employeur
Un logiciel ATS peut renforcer votre marque employeur car il offre une meilleure expérience aux candidats. Certains peuvent être configurés pour envoyer des communications automatisées aux candidats à chaque étape du processus de recrutement.
Ce qui signifie que les candidats peuvent être tenus informés de l'état de leur candidature et dès lors contribuer à créer une image positive de l'entreprise et à créer une relation de confiance basée sur le respect.
Des avantages non négligeables pour assurer votre réussite
Compte tenu du grand nombre de logiciels de recrutement disponibles, choisir le bon peut être une tâche ardue. Nous allons à présent poser les bases à connaître lors de la sélection d'un logiciel de recrutement pour votre organisation.
1 - Analysez votre besoin
Le premier point à noter pour choisir le bon logiciel de recrutement consiste à identifier et définir vos besoins. Il s'agit de réaliser une analyse de votre processus de recrutement actuel, d'identifier les points à améliorer et de déterminer les fonctionnalités essentielles pour votre organisation.
Commencez par vous poser les questions suivantes :
Avez-vous besoin d'un logiciel qui automatise la publication des offres d'emploi, la sélection et la planification des entretiens ?
Voulez-vous un logiciel qui vous donne un aperçu des métriques de vos recrutements et du retour sur investissement ?
La réponse à ces questions vous aidera à réduire vos options et à choisir le logiciel qui répond le mieux à vos besoins.
Les outils sont nombreux et les fonctionnalités le sont tout autant. Celles-ci doivent vous aider à optimiser votre temps. Pour cela, il faut prendre soin de sélectionner les fonctionnalités qui vous concernent.
On citera par exemple :
- Le sourcing qui pourrait faciliter votre recherche du candidat idéal en ligne. En effet, elle permet d'accéder sans le moindre effort à une plus grande base de données de candidats, ce qui augmente vos chances de trouver le bon. La fonction filtrage qu'il propose vous permettra de trouver ceux répondant à vos besoins spécifiques.
- La multidiffusion des offres d’emploi qui pourrait augmenter vos chances de trouver le talent qu'il vous faut. Vous atteindrez un public plus large en diffusant vos offres d'emploi sur différentes plateformes en même temps.
- La gestion des candidatures pour centraliser vos informations.
- La communication avec les candidats pour faciliter les relations.
- La création d'un site carrière afin d'augmenter l'accessibilité de vos annonces. En plus d'augmenter l'accessibilité de vos annonces, elle renforcera votre image. En effet, les candidats pourront partager leurs avis positifs sur différents réseaux sociaux et cela attirera les meilleurs candidats à vos portes.
- La cooptation, pour qu'un collaborateur interne puisse recommander un candidat de son réseau personnel pour vos recherches de poste.
- L'Assessment pour évaluer vos candidats sur leurs compétences techniques et comportementales comme le fait Yuzu par le biais du Jeu Vidéo. Les soft skills sont de plus en plus demandés puisqu'évalués en recrutement. Yuzu évalue les soft skills de vos candidats.
- Les fonctions de rapport et d’analyse, de manière à vous fournir des informations précieuses sur vos indicateurs de recrutement, tels que le délai d'embauche, le coût par embauche et la source d'embauche.
On peut également se demander qui sera amené à se servir du logiciel. C'est pourquoi il est important de déterminer ses utilisateurs. Les différents acteurs tels que les managers, les directeurs, les DRH ou les recruteurs peuvent également y avoir accès sans en avoir le même usage.
Il est donc nécessaire d'identifier les besoins de chacun afin de choisir un logiciel adapté : un recruteur qui souhaite gérer l'ensemble des candidatures, un manager préférant se concentrer sur son équipe ou un DRH qui souhaite avoir une vision globale du recrutement.
En général, les entreprises de taille moyenne optent pour une solution simple pour gérer les offres d'emploi, les candidatures et les critères de sélection.
À l'opposé, les cabinets de recrutement et les agences de travail temporaires ont besoin d'un outil plus complet pour gérer les CDI, les intérimaires et la paie.
2 - Recherchez un logiciel simple d’utilisation
Une fois votre besoin défini, un autre facteur crucial à prendre en considération lors du choix d'un logiciel de recrutement est l'expérience utilisateur. Vous devez vous assurer que le logiciel est facile de navigation.
Recherchez un logiciel doté d'une interface claire et intuitive, facile à apprendre et à utiliser. Celui-ci doit également disposer d'un bon système d'assistance et fournir des ressources de formation pour aider vos équipes à se mettre rapidement à niveau.
3 - Évaluez l’évolutivité du logiciel
Lorsque vous choisissez un logiciel de recrutement, il est important de penser à vos besoins futurs. Vous voulez opter pour un logiciel qui peut évoluer avec votre organisation et s'adapter à un nombre croissant d'utilisateurs, d'offres d'emploi et de candidats.
C'est généralement le cas des solutions SaaS où la mise à jour régulière est un avantage certain par opposition aux logiciels internes.
Sans évolution du logiciel, votre processus pourrait se mettre à stagner à long terme
Pour évaluer l'évolutivité d'un logiciel de recrutement, il est nécessaire dans un premier temps de vérifier s'il fonctionne même lorsque l'espace est plein : même lorsque la base de données est pleine, le logiciel doit opérer.
Son fonctionnement doit vous permettre de pouvoir personnaliser et configurer selon vos critères pour collecter des informations ou autres.
Il doit s'adapter au quotidien. Le système, les plateformes ou d'autres outils que vous utilisez ne doivent pas l'empêcher de fonctionner. Un logiciel évolutif s'adapte aux nouveaux changements.
Finalement, il doit être capable d'évoluer avec votre marque ou entreprise.
4 - Tenez compte des capacités d’intégration du logiciel
Les logiciels de recrutement ne sont pas toujours utilisés de manière isolée, ils peuvent être intégrés à d'autres systèmes RH comme votre système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH).
Trouvez-en un qui peut facilement s'intégrer à vos systèmes existants et automatiser votre processus de recrutement de bout en bout. Comme évoqué précédemment, vous gagnerez ainsi du temps et réduirez le risque d'erreurs dû à la saisie manuelle des données.
5 - Évaluez les options de personnalisation du logiciel
Il n'y a pas deux organisations identiques et choisir un logiciel qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques, en matière de recrutement, est essentiel.
Certains peuvent offrir des options de personnalisation, telles que des flux de travail, une image de marque et des modèles d'e-mail personnalisables.
Cela vous aidera à créer une expérience de recrutement unique et alignée sur la culture et les valeurs de votre organisation.
6 - Tenez compte des fonctions de sécurité et de conformité du logiciel
Encore une fois, tous les ATS ne proposent pas les mêmes services. Il est indispensable d'en choisir un doté de solides fonctions de sécurité et de conformité pour protéger ces informations.
Le plus est d'avoir un bon cryptage des données, des identifiants de connexion sécurisés et une conformité aux réglementations pertinentes en matière de protection des données : le RGPD.
Des lois ont été instaurées, à vous de les respecter pour protéger les données
7 - Évaluez le prix du logiciel et le support client
Enfin, pensez à tenir compte de la tarification et du support client du logiciel de recrutement. Optez pour un logiciel qui propose une tarification transparente et un modèle de paiement flexible, en cohérence avec votre budget et vos besoins.
Le TCO (coût total de possession) ne doit pas être mis de côté lorsque vous évaluez le prix du logiciel. Il comprend les frais de mise à jour, de formation...
En outre, évaluez le support client du logiciel et assurez-vous qu'il fournit une assistance rapide et efficace pour résoudre tout problème potentiel.
8 - Comparez les logiciels
Pour comparer au mieux vos logiciels, n'oubliez pas qu'il est crucial de penser à déterminer vos besoins. Cela vous permettra d'affiner votre recherche.
Découvrir les différentes solutions proposées sur le marché vous aidera à clarifier votre choix. Pour comparer les logiciels il existe de nombreuses plateformes en ligne.
N'hésitez pas à essayer les abonnements freemium ou versions gratuites souvent proposées par ces éditeurs, ce sera l'occasion pour vos équipes d'essayer les interfaces en conditions réelles avant de prendre votre décision.
Prenez en considération la qualité du service client. Si vous rencontrez un problème avec votre futur logiciel et que la résolution du problème met plusieurs jours, vous diminuerez aisément votre productivité.
La sécurité de vos données compte plus que tout le reste. Comparez attentivement les certifications de chaque logiciel.
Les témoignages et avis des clients sont également très nombreux sur ces outils, vous aurez facilement accès à ces retours sur internet.
Bonus - Découvrez le logiciel Yuzu
Après plusieurs années de R&D avec des chercheurs en Psychologie et en Neurosciences, nous avons imaginé Yuzu : un Assessment Center nouvelle génération, spécialisé dans l'évaluation des savoir-être (les fameux soft skills).
Avec Yuzu, les talents sont plongés en immersion dans des mises en situation développées avec les dernières technologies du Jeu Vidéo.
Les évaluations, quant à elles, sont accessibles à tous les profils grâce à des commandes simplifiées et aux technologies cloud (il suffit d’un ordinateur et d’une connexion internet pour se faire évaluer).
Découvrez la solution d’Assessment Yuzu
Les avantages de notre solution :
- Une expérience candidat exceptionnelle pour booster votre marque employeur ;
- Une solution accessible à tous pour assurer l’égalité des chances ;
- Un outil d’aide à la décision pour détecter et valoriser les savoir-être.
Que ce soit pour vos processus de recrutement ou de mobilité interne, nous transformons l’assessment des soft skills en un moment fort et ludique.
A retenir
Le choix d'un logiciel de recrutement est une tâche délicate mais essentielle pour l'efficacité des recruteurs et des équipes RH.
En suivant l'ensemble des étapes présentées dans cet article, vous pourrez identifier le meilleur logiciel pour répondre aux besoins de votre organisation.
En couplant la puissance d'un logiciel de recrutement avec un processus bien établi et un parcours agréable, vous allez contribuer au rayonnement de votre entreprise.
Enfin, pour découvrir les différentes solutions en conditions réelles, n'hésitez pas à essayer les abonnements freemium ou versions gratuites souvent proposées par ces éditeurs.
Les témoignages et avis des clients sont également très nombreux sur ces outils, vous aurez facilement accès à ces retours sur internet.