7 conseils pour choisir son logiciel de recrutement

En matière de recrutement, il y a eu de nombreuses évolutions depuis une cinquantaine d’années. L’arrivée d’internet et des ordinateurs n’y sont pas pour rien. Ces changements ont rendu le recrutement plus complet mais également plus complexe. C’est ainsi qu’est né le marché des logiciels de recrutement.

Définissons les dans un premier temps.

Il faut savoir qu’un logiciel de recrutement est un outil informatique utilisé pour faciliter le processus de recrutement. La majeure partie d’entre eux étant des ATS ou Applicant Tracking System. Ceux-ci permettent aux entreprises de rechercher et de sélectionner des candidats, de gérer leurs processus de recrutement et de candidats mais aussi de communiquer avec ceux sélectionnés. Ils peuvent également être utilisés pour rechercher des talents sur des sites de recrutement et les réseaux sociaux mais également pour la diffusion des offres d’emploi et l’organisation d’entretiens à distance. C’est un outil clé pour assurer le suivi de vos candidatures.

Dénicher le bon logiciel de recrutement est une étape indispensable pour toute entreprise qui souhaite optimiser son processus de gestion des candidats.

Pourquoi se servir d’un logiciel de recrutement ?

Répondons dès lors à cette question, il se trouve qu’utiliser un logiciel de gestion de candidature présente de nombreux avantages :

La centralisation

Pour assurer votre recrutement, vous diffusez vos offres d’emploi sur différentes plateformes suite à quoi vous pouvez recevoir un nombre très élevé de candidature dans votre boîte mail. Grâce à cet outil, le rangement est instantané et concentré à un seul endroit.

Le suivi

Recruter est certes très important pour l’entreprise mais pouvoir le mesurer l’est tout autant. Un logiciel de recrutement peut vous aider à suivre vos avancements à travers des statistiques et des reportings. Grâce à cela, vous pourrez étudier plus en détails votre processus de recrutement.

La réglementation

Vous le savez certainement, le numérique est soumis au règlement général sur la protection des données (autrement appelé RGPD). Or les CV ou autres informations des candidats y sont soumis. Cependant, il n’est pas chose facile de penser à modifier ou supprimer les données d’une personne en particulier. La plupart des ATS proposent l’automatisation de la gestion des données.

Le temps

Le recrutement n’est pas une tâche aisée d’autant plus que c’est un long processus au vu des différentes étapes qui le composent allant de la préparation de l’offre d’emploi, sa diffusion en passant par la gestion des candidatures jusqu’à la sélection et l’intégration du bon candidat. Si vous souhaitez en savoir plus, nous avons justement rédigé un article sur les 7 étapes du processus de recrutement. C’est un temps précieux qui peut être perdu ici, un ATS vous aidera dans cette organisation et vous permettra d’optimiser votre temps. Vous pourrez dès lors privilégiez le côté humain du recrutement.

Les coûts

Qui dit gain de temps, dit gain d’argent. Si un logiciel de recrutement vous facilite vos tâches, il améliore votre productivité. Certains vous proposeront mêmes des prix réduits pour partager vos annonces sur des sites d’offres d’emploi.

La marque employeur

Un logiciel ATS peut renforcer la marque employeur car il offre une meilleure expérience aux candidats. Certains peuvent être configurés pour envoyer des communications automatisées aux candidats à chaque étape du processus de recrutement. Ce qui signifie que les candidats peuvent être tenus informés de l’état de leur candidature et dès lors contribuer à créer une image positive de l’entreprise mais aussi un sentiment de respect.

Des avantages non négligeables pour assurer votre réussite

Compte tenu du grand nombre de logiciels de recrutement disponibles, choisir le bon peut être une tâche ardue. Nous allons à présent poser les bases à connaître pour une organisation lors de la sélection d’un logiciel de recrutement.

1 – Analysez votre besoin

Le premier point pour choisir le bon logiciel de recrutement consiste à identifier et définir vos besoins. Il s’agit de réaliser une analyse de votre processus de recrutement actuel, d’identifier les points à améliorer et de déterminer les fonctionnalités essentielles pour votre organisation.

Par exemple, avez-vous besoin d’un logiciel qui automatise la publication des offres d’emploi, la sélection et la planification des entretiens ? Voulez-vous un logiciel qui vous donne un aperçu des métriques de vos recrutements et du retour sur investissement ? La réponse à ces questions vous aidera à réduire vos options et à choisir le logiciel qui répond le mieux à vos besoins.

Les outils sont nombreux et les fonctionnalités le sont tout autant. Celles-ci doivent vous aider à optimiser votre temps. Pour cela, il faut prendre soin de sélectionner les fonctionnalités qui vous concernent. On citera par exemple :

• Le sourcing afin de faciliter votre recherche de candidat en ligne
• La multidiffusion des offres d’emploi pour augmenter vos chances de trouver le talent qu’il vous faut
• La gestion des candidatures pour centraliser vos informations
• La communication avec les candidats pour faciliter les relations
• La création d’un site carrière afin d’augmenter l’accessibilité de vos annonces
• La cooptation, pour qu’un collaborateur interne puisse recommander un candidat de son réseau personnel pour vos recherches de poste
• L’assessment pour évaluer vos candidats sur leurs compétences techniques et comportementales comme le fait Yuzu par le biais du Jeu Vidéo
• Les fonctions de rapport et d’analyse, de manière à vous fournir des informations précieuses sur vos indicateurs de recrutement, tels que le délai d’embauche, le coût par embauche et la source d’embauche.

On peut également se demander qui sera amené à se servir du logiciel ? C’est pourquoi il est important de déterminer ses utilisateurs. Les différents acteurs tels que les managers, les directeurs, les DRH ou les recruteurs peuvent également y avoir accès sans en avoir le même usage. Il est donc nécessaire d’identifier les besoins de chacun afin de choisir un logiciel adapté : un recruteur qui souhaite gérer l’ensemble des candidatures, un manager préférant se concentrer sur son équipe ou un DRH qui souhaite avoir une vision globale du recrutement.

En général, les entreprises de taille moyenne optent pour une solution simple pour gérer les offres d’emploi, les candidatures et les critères de sélection. À l’opposé, les cabinets de recrutement et les agences de travail temporaire ont besoin d’un outil plus complet pour gérer les CDI, les intérimaires et la paie.

2 – Recherchez un logiciel simple d’utilisation

Une fois votre besoin défini, un autre facteur crucial à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de recrutement est l’expérience utilisateur. Vous devez vous assurer que le logiciel est facile de navigation. Recherchez un logiciel doté d’une interface claire et intuitive, facile à apprendre et à utiliser. Celui-ci doit également disposer d’un bon système d’assistance et fournir des ressources de formation pour aider vos équipes à se mettre rapidement à niveau.

3 – Évaluez l’évolutivité du logiciel

Lorsque vous choisissez un logiciel de recrutement, il est important de penser à vos besoins futurs. Vous voulez opter pour un logiciel qui peut évoluer avec votre organisation et s’adapter à un nombre croissant d’utilisateurs, d’offres d’emploi et de candidats. C’est généralement le cas des solutions SaaS où la mise à jour régulière est un avantage certain par opposition aux logiciels internes.

Sans évolution du logiciel, votre process pourrait se mettre à stagner à long terme

4 – Tenez compte des capacités d’intégration du logiciel

Les logiciels de recrutement ne sont pas toujours utilisés de manière isolée, ils peuvent être intégrer à d’autres systèmes RH comme votre système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH). Trouvez en un qui peut facilement s’intégrer à vos systèmes existants et automatiser votre processus de recrutement de bout en bout. Comme évoqué précédemment, vous gagnerez ainsi du temps et réduirez le risque d’erreurs du à la saisie manuelle des données.

5 – Évaluez les options de personnalisation du logiciel

Il n’y a pas deux organisations identiques et choisir un logiciel qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques, en matière de recrutement, est essentiel. Certains peuvent offrir des options de personnalisation, telles que des flux de travail, une image de marque et des modèles d’e-mail personnalisables. Cela vous aidera à créer une expérience de recrutement unique et alignée sur la culture et les valeurs de votre organisation.

6 – Tenez compte des fonctions de sécurité et de conformité du logiciel

Encore une fois, tous les ATS ne proposent pas les mêmes services. Il est indispensable d’en choisir un doté de solides fonctions de sécurité et de conformité pour protéger ces informations. Le plus est d’avoir un bon cryptage des données, des identifiants de connexion sécurisés et une conformité aux réglementations pertinentes en matière de protection des données : la RGPD.

Des lois ont été instauré, à vous de les respecter pour protéger les données

7 – Évaluez le prix du logiciel et le support client

Enfin, tenez compte de la tarification et du support client du logiciel de recrutement. Optez pour un logiciel qui propose une tarification transparente et un modèle de paiement flexible, en cohérence avec votre budget et vos besoins. En outre, évaluez le support client du logiciel et assurez-vous qu’il fournit une assistance rapide et efficace pour résoudre tout problème potentiel.

Bonus : Comparez les logiciels

Découvrir les différentes solutions proposées sur le marché vous aidera à clarifier votre choix. N’hésitez pas à essayer les abonnements freemium ou versions gratuites souvent proposées par ces éditeurs, ce sera l’occasion pour vos équipes d’essayer les interfaces en conditions réelles. Les témoignages et avis des clients sont également très nombreux sur ces outils, vous aurez facilement accès à ces retours sur internet.

Conclusion

Le choix d’un logiciel de recrutement est une tâche délicate mais essentielle pour l’efficacité des recruteurs et des équipes RH.

En suivant l’ensemble des étapes présentées dans cet article vous pourrez identifier le meilleur logiciel pour répondre aux besoins de votre organisation.

En couplant la puissance d’un logiciel de recrutement avec un processus bien établi et un parcours agréable, vous allez contribuer au rayonnement de votre entreprise.