E-mail de refus de candidature : bonnes pratiques et modèles prêt à l'emploi

Un mail de refus de candidature, c’est bien plus qu’un simple message. C’est un moment délicat, une étape cruciale du processus de recrutement. Comment refuser une candidature sans ternir l’image de l’entreprise ? Comment expliquer un choix tout en valorisant le parcours du candidat ? 

Chaque mot compte pour formuler une réponse respectueuse, justifier le refus avec transparence et montrer que le temps investi a été pris en compte. Dans cet article, découvrez comment rédiger un mail de refus qui laisse une impression positive, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou d’une réponse à une offre précise. 

Exemples, conseils pratiques et erreurs à éviter : tout ce qu’il faut pour transformer un refus en une opportunité de renforcement de la marque employeur.

Comment rédiger un mail de refus de candidature ?

Quels éléments inclure dans un mail de refus ?

Un mail de refus de candidature doit être rédigé avec tact et professionnalisme. Voici les éléments essentiels à inclure :

• Remerciement : Montrez de la gratitude envers le candidat pour son intérêt et le temps consacré à postuler.
• Référence à la candidature : Mentionnez le poste pour lequel il a postulé, afin de contextualiser le refus.
• Message de refus : Indiquez clairement mais avec empathie que la candidature n'a pas été retenue.
• Justification du refus : Donnez une explication brève mais constructive, par exemple, un profil plus en adéquation avec les critères recherchés.
• Encouragements : Laissez une porte ouverte pour des opportunités futures ou invitez le candidat à suivre les prochaines offres d'emploi.

Comment humaniser un mail de refus ? 

Un mail de refus peut laisser une impression positive si son contenu est humanisé. Pour cela, il est conseillé d’adapter le message à la personne en mentionnant des éléments spécifiques de son parcours ou en reprenant un point abordé lors de l’entretien. De cette manière, le candidat ressentira une certaine reconnaissance et percevra le refus de manière plus personnelle et moins formatée. De plus, exprimer de l’empathie permet de montrer que le recruteur a pris en compte le parcours du candidat, et non simplement son profil par rapport aux critères du poste. 

Pour aller plus loin, un point de vue plus personnel peut être ajouté, en rappelant que le recruteur reste disponible pour répondre aux questions du candidat. Enfin, il est toujours bénéfique de terminer le mail par un mot d’encouragement, en soulignant les compétences du candidat ou en lui souhaitant de réussir dans ses prochaines démarches professionnelles.

Comment éviter un refus impersonnel ?  

Un mail de refus impersonnel peut ternir l’image de l’entreprise. Pour l’éviter, il est essentiel de personnaliser le message de refus en mentionnant le prénom du candidat et en intégrant des détails spécifiques à la candidature. Un mail personnalisé montre que le recruteur a pris le temps de considérer attentivement le profil du candidat. 

De plus, il est important de justifier un refus de manière respectueuse, sans donner l’impression d’un message automatique. Enfin, en intégrant une explication concise mais sincère, le recruteur peut transformer un refus en une opportunité de laisser une impression positive, tout en invitant le candidat à postuler de nouveau pour des opportunités futures.

Pourquoi est-il essentiel d'envoyer un e-mail de refus ?

Refuser un candidat est difficile, mais ne pas répondre (un comportement appelé "ghosting") peut avoir des conséquences importantes.

Préserver la réputation de l'entreprise

Chaque lettre de refus est une vitrine de votre entreprise. Bien rédiger ce genre de courriel est donc une question d'image et de marque employeur.

Lorsqu'un candidat postule à une offre d'emploi, il investit du temps et de l'énergie dans sa candidature. Il ajuste son CV, (peut rédiger une lettre de motivation), et parfois passe même plusieurs semaines dans l'attente d'un retour. Ignorer ce travail et ne pas informer le candidat de la situation de sa candidature est perçu comme un manque de respect.

Lorsque vous rédigez un mail de refus, gardez à l'esprit que le candidat peut partager son expérience avec son entourage. Un mail maladroitement écrit ou une absence de réponse peut nuire à l'image de l'entreprise. C'est une occasion ratée de montrer que vous valorisez chaque candidat, même s'il n'a pas obtenu le poste.

Offrir du feedback constructif

Le recrutement est un processus d'apprentissage pour le recruteur comme pour le candidat. Informer un candidat qu'il n'a pas été retenu est nécessaire, mais donner un feedback qualitatif est tout aussi crucial.

Beaucoup de candidats, suite à un refus, se posent la question : "Pourquoi ma candidature n'a-t-elle pas été retenue?". Expliquer simplement les raisons permet au candidat de comprendre ce qu'il pourrait améliorer pour ses prochaines candidatures. Cela peut être en rapport avec les compétences recherchées, la formation, ou tout autre critère lié au poste.

Encourager des candidatures futurs

Un refus n'est pas nécessairement un rejet définitif du candidat. Il est possible que sa candidature soit parfaitement adaptée à un autre poste ou que vous souhaitiez le recontacter à l'avenir. D'où l'intérêt de l'intégrer à son vivier de candidat.

Il est donc important de garder la porte ouverte. Rassurez le candidat en lui faisant comprendre que même s'il n'a pas été retenu cette fois-ci, sa candidature a été appréciée et qu'il pourrait être sollicité à nouveau.

Conseil : Une phrase telle que "Votre profil présente de nombreuses qualités qui correspondent à nos valeurs. Bien que nous ayons fait le choix de poursuivre avec un autre candidat pour ce poste, nous gardons vos coordonnées et pourrions vous recontacter pour de prochaines opportunités." donne de l'espoir tout en étant sincère.

Exemple de mail de refus de candidature

Chaque candidature est unique, mais certaines formulations peuvent servir de modèle pour rédiger une lettre ou un mail de refus empreint de respect et de considération, découvrons quelques exemples : 

Candidature spontanée

Objet : Suite à votre candidature spontanée chez [Société] 

Cher Monsieur/Chère Madame [Nom du Candidat], 

Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de [...] et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise.

Après examen attentif de votre dossier, nous sommes au regret de vous informer que nous n’avons pas de poste correspondant à votre profil et à vos aspirations actuellement. Toutefois, nous conservons votre dossier dans nos fichiers, et n'hésiterons pas à reprendre contact avec vous si une opportunité correspondant à votre profil venait à se présenter à l’avenir. 

Nous vous remercions de la confiance que vous avez témoignée envers notre entreprise et vous souhaitons le meilleur pour la poursuite de votre carrière professionnelle. 

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Cordialement, 

[Votre nom] 

[Votre poste] 

[Société]

Candidature après entretien

Objet : Suite à votre entretien pour le poste de [...] chez [Société] 

Cher Monsieur/Chère Madame [Nom du candidat], 

Nous vous remercions chaleureusement pour l'intérêt que vous avez porté à l'offre de [Intitulé du poste] au sein de [Société], ainsi que pour le temps que vous nous avez accordé lors de l'entretien que nous avons eu le [date]. Nous avons attentivement étudié votre parcours et discuté des points abordés lors de notre rencontre.

Cependant, après un examen attentif, nous avons décidé de ne pas donner suite à votre candidature. La raison principale étant "[la raison du refus]". Nous avons opté pour un candidat dont le profil correspond davantage à nos besoins actuels. 

Nous savons combien de temps et d'effort une recherche d'emploi peut demander et nous souhaitons vous assurer que cette décision ne reflète en rien un problème de compétence de votre côté. Nous avons dû faire un choix en respectant les besoins précis relatifs à ce poste.

Nous conservons cependant vos informations et n'hésiterons pas à revenir vers vous pour de prochaines opportunités qui correspondraient mieux à votre profil. Nous vous souhaitons la meilleure des chances dans vos démarches professionnelles futures.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Cordialement, 

[Votre Nom]

[Votre Titre] 

[Société] 

Candidature interne

Objet : Suite à votre candidature pour le poste de [...]

Cher Monsieur/Chère Madame [Nom du Candidat],

Merci d'avoir postulé pour le poste de [...] et d'avoir pris le temps de discuter de votre candidature avec nous lors de l'entretien du [date]. 

Malheureusement, après une analyse minutieuse, nous avons choisi de pourvoir le poste à un autre candidat. La "cause principale" de cette décision est basée sur [la raison du refus].

Nous valorisons votre contribution à [Société] et nous encourageons à continuer à chercher des opportunités qui correspondent à vos compétences et à vos objectifs de carrière au sein de notre organisation.

Nous pouvons également échanger pour vous fournir des feedbacks constructifs et discuter des axes d'amélioration qui pourraient augmenter vos chances pour d'autres postes à l'avenir.

Nous vous remercions une fois de plus pour le temps et l'effort que vous avez investi dans cette démarche. Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Cordialement,

[Votre Nom]

[Votre Titre] 

[Société]

Utiliser une solution d'assessment 

C'est un excellent moyen de faire des choix éclairés pour vos embauches mais c'est également utile pour donner des feedbacks constructifs, même en cas de refus. 

C'est pourquoi après plusieurs années de R&D avec des chercheurs en Psychologie et en Neurosciences, nous avons imaginé Yuzu : un Assessment Center nouvelle génération, spécialisé dans l'évaluation des savoir-être (les fameux soft skills).

Avec Yuzu, les talents sont plongés en immersion dans des mises en situation développées avec les dernières technologies du Jeu Vidéo, chaque aventure évaluant un savoir être en 10 minutes.

Les évaluations, quant à elles, sont accessibles à tous les profils grâce à des commandes simplifiées et aux technologies cloud (il suffit d’un ordinateur et d’une connexion internet pour se faire évaluer).

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Les avantages de notre solution :

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Que ce soit pour vos processus de recrutement ou de mobilité interne, nous transformons l’assessment des soft skills en un moment fort et ludique.

Conclusion

Dans le monde actuel du recrutement, chaque étape, chaque interaction est primordiale. Le mail de refus, cette réponse négative souvent redoutée tant par le recruteur que par le candidat, n'est pas seulement une formalité. Il représente une part intégrante du processus de recrutement, une marque d'attention envers ceux qui ont montré un intérêt pour votre entreprise.

Prenez le temps de bien rédiger cet e-mail. Il ne s'agit pas simplement de transmettre une décision, mais d'informer le candidat et de valoriser son dossier. C'est une occasion de montrer le sérieux et le professionnalisme de votre entreprise.

Opter pour un modèle de lettre type peut sembler la démarche la plus simple et rapide. Cependant, chaque candidature est unique, chaque entretien révèle un profil différent. Alors, pourquoi se contenter d'une lettre type ? Il est essentiel d'ajuster, de personnaliser, d'adapter votre mail en fonction de la personne à qui vous vous adressez. Il ne s'agit pas de tout rédiger à chaque fois, mais d'intégrer des éléments précis relatifs à l'entretien ou au poste pour lequel la personne a postulé.

En somme, si le refus a été décidé suite à un entretien ou un examen de dossier, le candidat mérite de le savoir avec clarté, respect et bienveillance. 

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