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La question de l'obligation ou non d'une fiche de poste est un sujet qui suscite de nombreux débats au sein des entreprises. Cependant, il convient de souligner que la fiche de poste est un outil pratique et important pour toute organisation, y compris pour les TPE.
Son objectif : définir clairement et verrouiller le périmètre de travail d'un collaborateur en entreprise. Cela permet de clarifier les rôles et les attentes de chacun et contribue ainsi fortement à l'efficacité de l'entreprise.
Elle est le reflet de la marque employeur car elle représente l'image de l'entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs et de l'extérieur. Il est donc important de veiller à la qualité du document tant sur le fond que sur la forme.
Elle est au cœur de la gestion des ressources humaines et de l'organisation du travail au sein d'une entreprise. Elle permet une évaluation plus précise des compétences et des performances ainsi qu'une meilleure gestion des éventuels conflits.
Dans un cadre juridique, la fiche de poste est un document essentiel en droit du travail. Elle permet de s'assurer que les conditions de travail sont conformes aux normes juridiques en vigueur et que la gestion des ressources humaines est efficace.
Nous vous proposons des conseils pratiques qu'il est primordial de suivre si vous souhaitez rédiger une fiche de poste qualitative.
Vous trouverez même des modèles et exemples de fiches de poste efficaces à la fin de cet article, alors restez jusqu'à la fin !
Avant toute chose définissons ensemble ce qu'est une fiche de poste.
1 - Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
La fiche de poste est un outil de communication utile pour tout manager. Bien qu'elle ne soit pas obligatoire contrairement à ce que beaucoup pensent, elle est fortement recommandée. En effet, elle sert à définir le contenu d'un emploi pour chaque poste au sein de l'entreprise.
Elle peut être considérée comme la carte d'identité d'un emploi, car elle encadre les fonctions d'un salarié, quelle que soit la nature de son contrat. Elle permet ainsi à chacun de connaître ses attributions et ses responsabilités.
La fiche de poste ne se limite pas à une simple description des caractéristiques de l'emploi. Elle doit également présenter l'environnement dans lequel le salarié sera amené à évoluer.
Après quoi, cette fiche de poste est remise au salarié lors de la signature de son contrat de travail.
Notre conseil : il est important de noter que la fiche de poste doit être mise à jour régulièrement, notamment en cas d'évolution du poste (ou même de l'entreprise).
2 - Pourquoi la rédiger ?
Comme dit plus haut, la fiche de poste est un outil de communication indispensable pour les entreprises et notamment pour les recruteurs. Elle facilite grandement les étapes du processus de recrutement en définissant clairement les attentes et les exigences du poste à pourvoir.
Le dirigeant peut dans un premier temps, grâce à cette fiche de poste, définir ses besoins en personnel. Dans le même temps, cela peut aider les responsables, lors des entretiens annuels, à confirmer que les missions fixées au début du parcours ont bien été accomplies.
C'est un outil polyvalent qui permet de présenter le poste en interne ainsi qu'en externe.
En interne, elle facilite la GEPP, Gestion des Emplois et Parcours Prévisionnelle, (anciennement appelé GPEC) en aidant à planifier et organiser le travail. Elle permet également de clarifier les compétences et les qualifications nécessaires pour occuper le poste. Cela facilite la sélection des profils qui ont du potentiel. Sachez cependant qu'il existe d'autres bonnes pratiques pour évaluer le potentiel.
En externe, la fiche de poste est un outil de marketing RH efficace pouvant aider à attirer les meilleurs candidats en présentant le poste, les avantages sociaux et le salaire proposé. Elle permet alors de cibler les personnes les plus qualifiées et les plus adaptées au poste à pourvoir.
3 - Que doit contenir une fiche de poste ?
Il n'y a aucune obligation légale en ce qui concerne la fiche de poste. Son contenu est laissé à la libre imagination de l'entreprise. Laissez place à votre créativité !
Pour qu'elle soit efficace, voici les éléments que nous vous conseillons d'inclure :
- l’intitulé du poste : il doit être clair et précis pour identifier facilement le poste dans l'entreprise.
- une description détaillée des missions et activités proposées : cela permettra de préciser les tâches que le salarié doit accomplir au quotidien et les objectifs qu'il doit atteindre.
- compétences et qualifications nécessaires : les compétences comportementales (soft skills) et techniques qui permettront de réussir les missions au sein du poste.
- conditions de travail : il est important de préciser les horaires de travail, la fréquence des déplacements, la rémunération...
- les modalités d'accès au poste et les conditions d’engagements : les critères de sélection des candidats doivent être clairement définis, ainsi que les conditions d'embauche et les démarches administratives.
- les difficultés liées au poste : il est important d'identifier les éventuelles difficultés que le salarié pourrait rencontrer dans son travail afin de lui apporter le soutien nécessaire.
- les relations professionnelles : il est important de préciser les liens hiérarchiques et fonctionnels du poste ainsi que les interlocuteurs (internes et externes) avec lesquels le salarié sera amené à travailler.
- la position dans l'organigramme.
Notre conseil : il est important de prendre le temps de rédiger cette fiche avec soin et rigueur, car en cas de litige, le Conseil des prud'hommes pourrait l'examiner de manière très attentive. Enfin, notez que cette liste est non exhaustive et qu'il est possible d'y ajouter d'autres éléments en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.
4 - Comment rédiger une fiche de poste efficace ?
Pour ce qui est de l'auteur, rien n'est prévu par les textes. La rédaction d'une fiche de poste est une tâche importante qui peut être effectuée par des responsables et le service des ressources humaines.
Ils ont souvent les connaissances nécessaires sur les exigences du poste à pourvoir et les compétences requises pour le candidat idéal.
Notre conseil : réalisez une analyse de poste approfondie afin de bien comprendre les tâches et les responsabilités liées au poste. Cette analyse peut être effectuée en étudiant les situations professionnelles ou en observant directement le travail sur le terrain. Cette approche permet de mieux comprendre les exigences du poste et d'identifier les compétences et les qualités nécessaires pour réussir dans le poste.
5 - Exemples de fiche de poste
Il existe de nombreux modèles de fiche de poste qui peuvent être utilisés comme base pour rédiger une fiche de poste efficace.
Ci-dessous, nous présentons deux exemples pour tout type de métier : un modèle classique et un modèle beaucoup plus tendance et moderne aux couleurs de Yuzu.
En vous servant de ces trames et en les personnalisant, vous pourrez obtenir une fiche de poste complète et efficace peu importe le métier.
Le modèle classique présente les éléments clés de la fiche de poste, tels que la description du poste, les principales tâches et responsabilités, les compétences requises, les critères d'évaluation et les informations sur l'entreprise et le poste.
Téléchargez notre modèle de fiche de poste classique
Le modèle moderne est beaucoup plus tendance et utilise un design attractif pour mettre en valeur les informations importantes. Il comprend également des sections supplémentaires telles que les valeurs de la société et les opportunités de développement professionnel.
Téléchargez notre modèle de fiche de poste moderne
En utilisant ces différents exemples comme référence, vous pouvez élaborer une fiche de poste adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et du poste à pourvoir.
N'oubliez pas qu'une fiche de poste bien rédigée vous aidera à soigner votre offre d'emploi pour publier les jobboards comme Jooble, ce qui sera une bonne méthode pour améliorer votre expérience candidat et potentiellement réussir votre recrutement.
A retenir
La rédaction d'une fiche de poste efficace est d'une importance considérable pour toute entreprise qui cherche à recruter un nouveau membre pour son équipe. Pour rédiger une fiche de poste efficace, il est crucial de réaliser une analyse approfondie des tâches et des responsabilités liées au poste, ainsi que des compétences et des qualités nécessaires pour réussir dans le poste.
Il est recommandé de travailler en étroite collaboration avec les professionnels de l'entreprise qui ont une connaissance opérationnelle du métier pour élaborer une fiche de poste précise et riche en détail.
Les deux modèles de fiche de poste (simple et moderne) présentés dans cet article peuvent servir de point de départ. Toutefois, il est important de penser à personnaliser votre fiche de poste pour promouvoir votre culture d'entreprise.
Une fiche de poste bien rédigée permet d'attirer des candidats qualifiés et de s'assurer que les employés nouvellement recrutés ont les compétences et les qualités nécessaires pour réussir dans leur rôle.
N'hésitez surtout pas à utiliser nos conseils, ceux-ci vous permettront de rédiger une fiche qualitative ! Après quoi, il vous faudra savoir si votre candidat est motivé ou non, par chance, voici un article pour évaluer la motivation de vos candidats.