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Posons le contexte, le monde du recrutement est particulièrement complexe. Étant donné que chaque décision compte, les entretiens d'évaluation sont un exercice d'une importance capitale pour les recruteurs (et ce, peu importe le métier). Malheureusement, ces entretiens reposent trop souvent sur des impressions subjectives (comme le feeling), entraînant des décisions biaisées. Étonnamment, il a été démontré que le succès d'un candidat lors d'un entretien d'embauche ne garantit qu'à 14% sa performance effective au travail. Face à ce constat, il est crucial de choisir une approche plus préparée et rigoureuse.
Vous avez une minute ? Prenez note, nous avons la solution.
En effet, c'est là que les entretiens structurés font leur entrée, offrant une approche méthodique et objective qui aide à évaluer les candidats de manière équitable et cohérente. Leur utilisation permet d'augmenter le taux de fiabilité des décisions de recrutement, passant de 14% à 26%. On réduit alors le risque d'incident critique.
1 - Qu'est-ce qu'un entretien structuré ?
Débutons par une définition, il s'agit d'une démarche d'évaluation rigoureuse qui suit un ensemble préétabli de questions et de critères d'évaluation. Contrairement au type non structuré, où les questions peuvent varier d'un candidat à l'autre et où les évaluations reposent souvent sur des impressions subjectives, les entretiens structurés établissent un cadre standardisé pour tous les candidats, permettant une comparaison objective de leurs performances, motivations et compétences.
L'atout majeur d'un entretien structuré réside dans le fait qu'il soit capable, chez un sujet, de minimiser les biais cognitifs et de promouvoir une évaluation équitable. En outre, il offre une fiabilité accrue en réduisant les variations liées à l'interprétation individuelle des évaluateurs.
Au cours de cet article, nous vous proposons de vous projeter dans l'univers des entretiens structurés et de devenir un véritable expert en la matière. Découvrons ensemble l'utilité fondamentale de cette méthode et son impact positif sur vos processus d'évaluation.
2 - Pourquoi utiliser la technique de l’entretien structuré ?
La technique de l'entretien structuré est utilisée pour plusieurs raisons importantes. Partons à leur recherche sans plus tarder :
- Fiabilité et validité des entretiens structurés
Si en tant que manager, vous recherchez des évaluations plus fiables et valides, les entretiens structurés sont la solution idéale. Conçus avec rigueur, ils surpassent les entretiens non structurés. En suivant un nombre prédéfini de questions (dans un ordre précis) et de critères d'évaluation, ils permettent de réduire les erreurs de jugement et les biais qui pourraient influencer vos évaluations. Ainsi, vous obtenez des résultats objectifs et cohérents de manière plus simple et efficiente.
Il est vrai que les entretiens non structurés sont souvent influencés par des impressions subjectives, des stéréotypes et les préférences personnelles des évaluateurs. En optant pour un cadre standardisé et des critères d'évaluation clairs, les entretiens structurés minimisent ces biais cognitifs, favorisant ainsi une évaluation plus équitable et juste des compétences et des qualifications des candidats.
De plus, les entretiens structurés permettent une comparaison plus objective des candidats, car ils sont évalués selon les mêmes paramètres. Cette approche facilite grandement la prise de décisions lors du processus de recrutement, en identifiant les personnalités les mieux adaptées aux exigences spécifiques du poste.
En adoptant les entretiens structurés, vous garantissez des évaluations de qualité, basées sur des critères objectifs et dépourvus des influences potentiellement biaisées des évaluateurs. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur des informations solides et pertinentes pour prendre des décisions éclairées tout en assurant une équité dans vos processus de recrutement.
- Égalité des chances pour les candidats
En éliminant sans équivoque les discriminations potentielles et en se concentrant uniquement sur les compétences et les qualifications des candidats, les entretiens structurés garantissent une égalité des chances absolue !
Cette approche objective et équitable permet à chaque candidat de mettre en lumière ses capacités et d'être évalué, au même niveau, uniquement sur la base de ses mérites professionnels. Peu importe leur origine, leur genre, leur âge ou toute autre caractéristique protégée par la loi, les candidats peuvent se sentir pleinement en confiance, sachant que leurs compétences seront évaluées de manière impartiale.
C'est ainsi que les entretiens structurés contribuent de manière significative à la création d'un environnement de recrutement plus inclusif et respectueux, où chaque individu a la possibilité d'exprimer ses aptitudes de manière équitable.
Pour pouvoir adopter un recrutement inclusif dans votre entreprise, nous vous recommandons d'aller voir un de nos derniers articles : 10 conseils pour un recrutement inclusif.
- Amélioration de l’efficacité et de l’efficience du recrutement
Les entretiens structurés se révèlent être un levier puissant pour réduire à la fois le temps et les coûts associés au processus de sélection. Grâce à un cadre clair et à des critères d'évaluation préétablis, ces entretiens permettent une conduite plus efficace et des prises de décision plus rapides en matière de recrutement.
En évaluant les candidats de manière objective et en identifiant avec précision les compétences clés requises pour le poste, les entretiens structurés favorisent la sélection des candidats les plus compétents et les mieux adaptés aux besoins spécifiques de l'organisation. Résultat : des recrutements de meilleure qualité et une adéquation accrue entre les candidats sélectionnés et les postes à pourvoir.
En misant sur les entretiens structurés, votre entreprise pourra ainsi se préparer à des économies significatives en termes de temps et de ressources, tout en garantissant une efficacité accrue dans son parcours de recrutement. Un gain d'efficience qui se traduit par des décisions éclairées et une meilleure rentabilité pour l'entreprise dans son ensemble.
3 - Comment mettre en place les entretiens structurés ? 3 étapes
Pour instaurer des entretiens structurés, il est essentiel de suivre trois étapes clés incontournables que voici :
- Préparation de l’entretien : l'art d'une sélection bien préparée
Lors de la préparation d'un entretien, il est primordial de savoir avec clarté ce que vous souhaitez rechercher en priorité chez vos collaborateurs de manière à hiérarchiser les critères. Choisissez avec soin les questions qui permettront d'explorer ces compétences spécifiques, tout en veillant à ce qu'elles soient claires, objectives et étroitement liées aux exigences du poste.
La création d'une grille d'évaluation constitue une étape cruciale. Elle doit inclure des critères d'évaluation pertinents et s'appuyer sur des questions standardisées pour garantir une comparaison équitable entre les candidats.
Notre conseil : dans cette optique, l'utilisation d'une plateforme en ligne dédiée peut grandement faciliter la création et la gestion de ces grilles d'évaluation, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'essentiel. Yuzu est d'ailleurs un outil spécifique qui facilite la gestion de ces grilles d'évaluation en ligne. En effet, notre solution permet d'évaluer les soft skills des candidats de manière objective et cohérente, contribuant ainsi à des décisions de recrutement éclairées. Grâce à quoi, vous pourrez vous concentrer sur l'essentiel de l'entretien et améliorer votre expérience candidat.
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Chaque poste étant unique, il est essentiel de penser à un modèle de grille d'entretien structuré adapté spécifiquement à ses exigences. En adaptant votre modèle de grille en fonction des compétences requises pour chaque poste, vous maximiserez la pertinence de vos évaluations et vous assurerez une évaluation précise et ciblée.
Enfin, il est crucial de veiller à ce que toutes les parties internes impliquées comprennent pleinement la méthode de l'entretien structuré et soient formées pour l'appliquer de manière cohérente. Une compréhension claire et une mise en pratique adéquate garantissent une évaluation équitable et objective, renforçant ainsi la qualité de vos sélections.
Ainsi, en préparant minutieusement vos entretiens structurés, vous créerez une base solide pour une évaluation précise, équitable et efficace des candidats, conduisant à des décisions de recrutement plus éclairées et à des équipes talentueuses et compétentes.
- Déroulement de l’entretien
Pour entamer l'entretien avec brio, il est essentiel de créer un environnement chaleureux et accueillant. Prenez quelques instants pour mettre à l'aise votre interlocuteur, et expliquez brièvement le déroulement de l'entretien. Cela permettra au candidat de se sentir en confiance et de comprendre les attentes de cet échange précieux.
Profitez de cette occasion pour parler en personne des informations claires et captivantes sur l'entreprise, sa culture et les spécificités du poste à pourvoir. En éclairant le candidat sur ces éléments, vous lui permettrez de mieux appréhender l'environnement dans lequel il pourrait évoluer, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle.
Le cœur de l'entretien réside dans le suivi de la grille d'évaluation préétablie et l'utilisation de questions standardisées. Ce choix éclairé garantit une évaluation objective et équitable des candidats. Veillez à poser des questions qui encouragent des réponses concrètes et spécifiques, permettant ainsi d'explorer en profondeur leurs compétences, leurs expériences et leur adéquation potentielle avec le poste.
N'oubliez pas que l'entretien est un échange dynamique : laissez le candidat demander des données ou autres et laissez-le répondre au possible à vos questions. Vous en apprendrez bien plus sur lui. En effet, vous obtiendrez des éclaircissements supplémentaires. Cela vous aidera à mieux identifier les capacités, connaissances et les compétences comportementales du candidat, tout en instaurant un dialogue authentique.
En suivant cette approche, vous créerez un environnement d'entretien engagé et interactif, où chaque échange est une opportunité de découvrir le potentiel et les aptitudes des candidats.
- Évaluation et prise de décision
Une fois les entretiens menés avec brio, il est temps d'entrer dans la phase cruciale de l'évaluation et de la prise de décision. Vous avez recueilli les réponses des candidats avec soin et attention, il est maintenant temps de les évaluer avec rigueur et impartialité !
Pour cela, il est recommandé d'utiliser une échelle de notation prédéfinie pour chaque critère d'évaluation. Cette échelle vous permettra de quantifier les performances des candidats de manière objective. Grâce à cette grille d'évaluation, chaque critère sera évalué avec précision et consistance, éliminant ainsi les biais et les jugements subjectifs.
Une fois les évaluations terminées, il vous faut comparer les résultats de chaque candidat en fonction des critères préétablis. Cette étape cruciale vous permettra d'avoir une vision globale et comparative des compétences et des qualités de chaque candidat. En procédant de manière équitable, vous serez en mesure de prendre des décisions objectives et éclairées.
Il est essentiel de garder à l'esprit les objectifs et les exigences du poste lors de cette phase d'évaluation. Identifiez le candidat qui correspond le mieux aux compétences et aux qualités recherchées. En vous basant sur les résultats de l'évaluation, vous serez en mesure de déterminer le candidat qui est le plus qualifié et le mieux adapté au poste.
En respectant ces étapes méthodiques, vous créerez une harmonie parfaite entre les talents révélés lors des entretiens structurés. Les décisions prises seront objectives, équitables et en parfaite adéquation avec les besoins de votre organisation.
4 - Comment réussir à organiser vos entretiens de façon équitable entre les candidats ?
Pour organiser vos entretiens de manière équitable entre vos candidats, nous vous invitons à suivre nos différents conseils :
- Neutralité de l’entretien
Lorsque vient le moment de l'entretien (situation en personne ou distanciel), il est primordial de faire preuve de neutralité, d'impartialité et d'éviter toute forme de discrimination. Votre objectif : donner la chance à chaque candidat, en mettant de côté les préjugés et les questions sans pertinence pour l'évaluation des compétences essentielles au poste.
Prenez conscience de vos propres biais et veillez à ne pas laisser ces influences inconscientes guider vos décisions. Chaque candidat mérite d'être traité de manière égale, indépendamment de sa diversité, de son parcours ou de ses caractéristiques protégées par la loi. C'est dans cet état d'esprit que vous pourrez véritablement valoriser les compétences et les qualifications des candidats, en leur offrant une chance égale de se démarquer.
Notre conseil : évitez les questions personnelles ou discriminatoires. Évaluez simplement les qualifications et les compétences nécessaires pour exceller dans le poste à pourvoir.
En embrassant la neutralité, vous ouvrez les portes de l'équité et de la justice dans le processus d'évaluation. Chaque candidat aura la possibilité de briller, de montrer son plein potentiel et de se démarquer sur la base de ses mérites professionnels. Vous contribuerez ainsi à la construction d'un environnement de recrutement inclusif et respectueux, où seules les compétences et les qualifications prévaudront. Démarquez vous !
- Consistance dans l’évaluation
Lorsque vient le moment d'évaluer les candidats, il est essentiel de veiller à une consistance rigoureuse. Pour ce faire, l'utilisation d'une grille d'évaluation standardisée s'avère être une pierre angulaire incontournable.
Cependant, la cohérence ne s'arrête pas là. Il est tout aussi important que tous les évaluateurs suivent la même méthodologie d'évaluation et utilisent les mêmes critères. Cela permet d'éviter les écarts de jugement et les biais potentiels qui pourraient influencer les résultats.
Notre conseil : pour atteindre cette harmonie, nous vous recommandons d'organiser des réunions préalables, où les évaluateurs peuvent se réunir, discuter et harmoniser leurs attentes. Ces échanges permettent de créer un langage commun et de s'assurer que tous les membres de l'équipe de recrutement partagent une vision cohérente de l'évaluation.
- Transparence et communication avec les candidats : piliers d’un processus de recrutement équitable
Il est essentiel d'établir une communication transparente avec les candidats tout au long du processus de recrutement. Dès le début, il est important d'expliquer clairement le processus d'évaluation et les critères utilisés. Cette transparence favorise une compréhension mutuelle des attentes, permettant aux candidats de se préparer de manière adéquate.
Après les entretiens, il est primordial de fournir aux candidats un feedback constructif. Cela implique de mettre en évidence leurs points forts, mais aussi de souligner les domaines qui nécessitent une amélioration. En se concentrant sur les compétences et les qualifications requises pour le poste, le feedback fourni permet aux candidats de comprendre où ils se situent et comment ils peuvent progresser.
En adoptant ces principes de transparence et de communication, vous pouvez instaurer des entretiens équitables qui se concentrent véritablement sur les compétences des candidats, tout en évitant les discriminations et les biais. Cela renforce l'intégrité de votre processus de recrutement et favorise une évaluation juste et objective des candidats, garantissant ainsi un environnement professionnel équitable et respectueux pour tous.
5 - Comment prendre des notes en entretien et faire un compte-rendu efficace ?
Maîtrisez votre prise de notes et rédigez des comptes-rendus percutants grâce à ces conseils avisés :
- Méthodes de prise de notes efficaces
Avant toute chose, utilisez des abréviations et des acronymes compréhensibles pour gagner du temps lors de la prise de notes. Par exemple, utilisez "NP" pour "non pertinent".
Organisez vos notes de manière claire et structurée en utilisant des titres, des sous-titres ou des numéros. Cela vous aidera à retrouver rapidement les informations importantes lors de la rédaction ultérieure du compte-rendu.
Après l'entretien, relisez vos notes pour vous assurer de leur clarté et de leur compréhensibilité. Si nécessaire, ajoutez des informations supplémentaires pour compléter ou clarifier certains points.
En suivant cela, vous serez en mesure de capturer les informations essentielles lors des entretiens et de faciliter la rédaction ultérieure de comptes-rendus précis et utiles pour le processus de recrutement.
- Éléments à inclure dans le compte-rendu d’entretien
Prenez en compte les expressions non verbales et les comportements du candidat. Notez les gestes, l'attitude, le contact visuel et d'autres signaux non verbaux pertinents pour évaluer la communication et les compétences interpersonnelles.
Si le candidat a posé des questions sur l'entreprise ou le poste, résumez ces questions ainsi que les réponses que vous avez fournies. Cela témoigne de l'intérêt et de l'engagement du candidat envers le poste.
Si vous avez observé des écarts ou des incohérences dans les réponses du candidat, notez-les également. Par exemple, si les compétences mentionnées dans le CV ne correspondent pas aux réponses fournies lors de l'entretien.
Enfin, n'oubliez pas d'inclure la date de l'entretien, le nom du candidat, le poste concerné et vos propres informations d'identification en tant qu'évaluateur.
En rassemblant tous ces éléments dans un compte-rendu d'entretien clair et complet, vous disposerez d'un outil précieux pour évaluer les candidats, prendre des décisions éclairées et communiquer efficacement avec les autres membres de l'équipe impliqués dans le processus de recrutement.
- Partage du compte-rendu avec les parties concernées
Il faudra par la suite présenter le compte-rendu à vos clients (si vous êtes un cabinet), aux recruteurs, aux managers et aux membres de l'équipe de recrutement impliqués dans le processus de sélection. Grâce à ces informations, ils seront plus à même de prendre une décision éclairée.
Utilisez le compte-rendu comme référence lors des décisions finales de recrutement. Les informations consignées dans le compte-rendu doivent servir de base objective pour évaluer les candidats et sélectionner le plus approprié pour le poste.
En suivant ces recommandations, vous pourrez prendre des notes de manière efficace pendant les entretiens et produire des comptes-rendus complets et pertinents pour faciliter la prise de décision lors du processus de recrutement.
A retenir
Les entretiens structurés se révèlent être un des premiers outils essentiels pour mener la mission d'évaluation objective et donc recruter une valeur ajoutée. Ces entretiens permettent d'obtenir des informations pertinentes sur les compétences et les qualifications des candidats, tout en minimisant les biais et les discriminations.
La préparation minutieuse de l'entretien (définir les objectifs, sélectionner les questions adaptées et élaborer une grille d'évaluation standardisée) favorise une évaluation cohérente et équitable des candidats. De plus, une formation à la méthode de l'entretien structuré garantit une application uniforme et juste de ce processus.
Lors des entretiens, la neutralité est primordiale. En évitant les questions personnelles ou discriminatoires et en se concentrant sur les compétences et les qualifications requises, on s'assure de faire des évaluations objectives et basées sur des critères mesurables.
La prise de notes efficace et la rédaction d'un compte-rendu complet permettent de consigner les informations clés et de faciliter la comparaison des candidats. En partageant ces comptes-rendus avec les parties concernées, on assure une transparence et une communication claire tout au long du processus de recrutement.
Pour conclure ce guide, adopter les entretiens structurés favorise des évaluations objectives, réduit les biais inhérents aux entretiens non structurés et augmente les chances de trouver les candidats les plus qualifiés et les mieux adaptés au poste. Cet outil essentiel contribue ainsi à des processus de recrutement plus justes, équitables et efficaces. Alors, convaincu que passer aux entretiens structurés est la bonne méthode ? Si ce n'est pas le cas, sachez qu'il existe des moyens innovants de recruter.