Guide ultime pour la prise de référence : boostez votre processus de recrutement

Si vous êtes recruteur et aspirez à optimiser votre processus de recrutement, la prise de référence est une approche professionnelle pour vérifier la véracité des informations communiquées par les candidats ou pour mieux comprendre leur personnalité et leurs compétences.

Peut-être avez-vous déjà entendu parler de la prise de référence, mais vous ne savez pas précisément comment l'intégrer de manière efficace dans votre processus ?

Cet article a été rédigé spécialement pour vous. Nous allons détailler ce qu'implique la prise de référence, son importance dans le processus de recrutement, comment mettre en place un processus structuré pour la prise de référence, et enfin, quels sont les conseils clés pour en maximiser l'impact.

1 - L’importance stratégique de la prise de référence dans le recrutement

1.1 - Qu’est-ce qu’une prise de référence et pourquoi est-elle cruciale ?

La prise de référence, également connue sous le nom de contrôle de référence, est un processus essentiel dans le recrutement permettant aux recruteurs de prendre des décisions éclairées. Cette démarche implique de contacter les précédents employeurs du candidat pour recueillir leur avis sur sa performance et son comportement professionnel.

La prise de référence est fondamentale pour diverses raisons, notamment :

• Vérifier l'exactitude des informations présentées par le candidat sur son CV, dans sa lettre de motivation, ou lors de l'entretien.
• Comprendre en profondeur la personnalité, les compétences, ainsi que les forces et faiblesses du candidat.
• Évaluer si le candidat correspond bien au poste, à la culture de l'entreprise, et s'il s'intégrera harmonieusement à l'équipe.
• Identifier les éventuels besoins de formation ou d'accompagnement en vue d'une intégration réussie.

1.2 - Les bénéfices d’une prise de référence efficace pour l’entreprise

Une prise de référence efficace offre de nombreux avantages pour l’entreprise, notamment :

• Diminution du risque d'un recrutement inapproprié, susceptible d'affecter négativement la performance, le climat social et la réputation de l'entreprise.
• Optimisation du temps et des coûts associés au processus de recrutement, en limitant les entretiens ou tests non pertinents.
• Renforcement de la confiance et de la crédibilité du recruteur, soulignant son professionnalisme et sa diligence.
• Augmentation de la fidélisation du candidat recruté grâce à un processus empreint de transparence et offrant une expérience positive.

2 - Élaborer un processus de prise de référence structuré

2.1 - Obtenir le consentement du candidat : une étape non négociable

Il est primordial de demander l'accord écrit du candidat avant de contacter ses anciens employeurs. Cela respecte non seulement le Code du travail qui stipule que « tout employeur souhaitant s'enquérir des références d'un candidat doit préalablement lui demander l'autorisation », mais aussi les principes de respect et de transparence.

Les candidats doivent être pleinement informés sur le processus de prise de référence, y compris les personnes contactées, les informations requises et leur usage final. Cela leur offre aussi l'occasion de refuser ou de restreindre cette démarche.

2.2 - Choisir les bonnes personnes référentes

Après avoir obtenu le consentement du candidat, sélectionnez soigneusement les références, en privilégiant ceux ayant eu un lien hiérarchique ou fonctionnel direct, comme un ancien manager ou un collègue. Assurez-vous que ces interlocuteurs sont pertinents pour le poste proposé.

Assurez-vous que ces témoins sont pertinents pour le poste proposé, prenant en compte le secteur d'activité, le niveau de responsabilité, les compétences essentielles, et la durée de la collaboration. Il est judicieux de solliciter au moins deux références par candidat pour obtenir des perspectives croisées et une évaluation complète.

2.3 - Préparer une liste de questions ciblées

Une enquête de référence réussie nécessite une préparation minutieuse, incluant une liste de questions ciblées, conçues spécifiquement pour le profil du candidat et le poste à pourvoir. Les questions doivent être ouvertes, factuelles et objectives, en évitant les sujets sensibles ou personnels et les interrogations trop générales ou subjectives. 

Voici des exemples de questions utiles pour une prise de référence :

• Quelles étaient les responsabilités et les missions du candidat dans votre entreprise ?
• Quels étaient ses succès et ses défis majeurs ?
• Comment évaluez-vous ses compétences techniques et relationnelles ?
• Quels étaient ses principaux atouts et domaines d'amélioration ?
• Quel était son comportement envers ses collègues, ses clients et ses supérieurs ?
• Pour quelles raisons a-t-il quitté votre entreprise ?
• Recommanderiez-vous cette personne pour le poste envisagé ?

2.4 - Intégrer la prise de référence au bon moment dans le processus de recrutement

La prise de référence doit être judicieusement placée dans le processus de recrutement, évitant d'être trop précoce ou trop tardive. Réalisée trop en amont, elle peut être perçue comme intrusive. Trop tard, elle risque de retarder la décision d'embauche.

Il est donc conseillé de procéder à la prise de référence après une présélection des candidats les plus aptes, et avant de proposer officiellement le poste. Cette étape est cruciale pour confirmer le choix du recruteur et sécuriser l'embauche.

3 - Les meilleures pratiques pour maximiser l’impact de la prise de référence

3.1 - Comment mener l’entretien de référence : techniques et astuces

Pour mener un entretien d'embauche de référence efficace, quelques règles de base sont essentielles. Voici nos recommandations pour optimiser votre prise de référence :

• Optez pour le moment et le canal de communication idéals. Le téléphone ou la visioconférence sont à privilégier pour un échange plus riche. Évitez de contacter la personne référente pendant ses heures de travail et proposez plusieurs options de rendez-vous.
• Commencez par vous présenter et clarifiez le contexte de l'appel. Mentionnez le nom du candidat, le poste visé et son consentement pour la prise de contact. Vérifiez que la personne référente est à l'aise pour échanger et assurez la confidentialité de ses réponses.
• Maintenez un ton courtois et respectueux. Remerciez la personne pour son temps, écoutez attentivement sans l'interruption. En cas de besoin, reformulez pour confirmer votre compréhension et n'hésitez pas à demander des détails supplémentaires.
• Concluez l'entretien en remerciant la personne. Sollicitez ses dernières impressions ou questions, notez les informations clés et envoyez un e-mail de remerciement sous 24 heures.

3.2 - Interpréter les informations recueillies : lire entre les lignes

Après l’entretien, il est crucial d'analyser et de mettre en perspective les informations avec le dossier du candidat. Détecter les signaux, qu'ils soient positifs ou négatifs, est un art subtil.

Conseils pour une interprétation éclairée :

• Confrontez les informations obtenues avec celles du candidat pour identifier incohérences ou omissions. Cela aidera à clarifier des points douteux avec objectivité.
• Évaluez l'enthousiasme de la personne référente, en prêtant attention à son ton et à ses expressions. Cela permet de distinguer les points forts du candidat soulignés et les critiques éventuelles.
• Prenez en compte le contexte et le profil de la personne référente. La subjectivité basée sur la relation avec le candidat, la personnalité ou l'expérience peut influencer ses retours. Croisez les avis pour une vision équilibrée.

3.3 - Éviter les pièges et biais classiques de la prise de référence

Conscient que des erreurs de recrutement peuvent se traduire par un coût important pour l'entreprise, la prise de référence, loin d’être une science exacte, peut être influencée par différents biais. Il est donc important d'être vigilant et d'éviter ces erreurs communes :

• Le biais de confirmation : Évitez de chercher uniquement des informations confirmant vos impressions initiales. Restez objectif et fondez-vous sur des faits.
• Le biais de halo : Prenez garde à ne pas généraliser basé sur une unique caractéristique ou impression. Évaluez le candidat sur divers aspects.
• Le biais de similarité : Évitez de privilégier un candidat parce qu'il vous ressemble. Concentrez-vous sur les compétences et les qualifications réelles.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur les 18 biais cognitifs du recrutement.

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3.4 - Utiliser les retours pour améliorer l’intégration du candidat

La prise de référence contribue également à la préparation de l'intégration du candidat. Les retours obtenus sont précieux pour ajuster son parcours au sein de l'entreprise :

• Identifiez les besoins en formation ou accompagnement basé sur les points à améliorer mentionnés par la personne référente. Proposez des formations adaptées ou un mentorat.
• Facilitez l'intégration avec le manager et l'équipe en transmettant les informations sur le style de management du candidat. Organisez des activités de team building pour renforcer la cohésion.
• Valorisez les points forts et réalisations du candidat en les reconnaissant publiquement et en lui confiant des missions adaptées. Les feedbacks positifs sont aussi essentiels.

A retenir

La prise de référence représente un moment crucial dans le processus de recrutement, offrant l'opportunité de valider les informations fournies par le candidat, d'approfondir la compréhension de son profil, et de mesurer sa compatibilité avec le rôle à pourvoir et la culture de l'entreprise. Pour que votre prise de référence soit fructueuse, il est essentiel de solliciter l'autorisation du candidat, de sélectionner judicieusement les référents, de constituer une liste de questions pertinentes, et d'insérer cette étape à un moment stratégique du processus de recrutement.

Il est également important de savoir conduire l'entretien de référence, interpréter les données obtenues, contourner les écueils et les préjugés habituels, et exploiter les retours pour favoriser un recrutement inclusif et ainsi l'intégration efficace du candidat. En adoptant ces pratiques, vous maximiserez l'efficacité de la prise de référence, augmentant ainsi la qualité de vos recrutements et la satisfaction tant des candidats que des employeurs.

N'attendez pas pour implémenter une pratique de prise de référence structurée et performante ! Vous constaterez rapidement un impact positif sur la qualité de vos procédures de recrutement.